Чем заменить слово вместо в деловой переписке
Шаблонные фразы для деловой переписки
Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
• Просим.
• Также просим.
• А также просим.
• Сообщаем.
• Одновременно сообщаем.
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых. Прежде всего.
• Во-вторых. Затем.
• В-третьих. В заключение.
• Переходя к следующему вопросу.
• Что касается вопроса о.
• Учитывая все вышесказанное.
• Исходя из вышесказанного.
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.
• В заключение выражаем надежду на.
• В заключение хотим напомнить Вам о.
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты.
• В связи с неполучением счета-фактуры.
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
• Ввиду задержки получения груза.
• Вследствие изменения цен на энергоносители.
• Учитывая, что производственные показатели снизились на.
• Учитывая социальную значимость объекта.
При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от.
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.
• Ссылаясь на Ваш запрос от.
• Ссылаясь на устную договоренность.
• В ответ на Ваше письмо (запрос).
• В соответствии с нашей договоренностью.
• На основании нашего телефонного разговора.
• На основании устной договоренности.
• Согласно постановлению правительства.
• Согласно Вашей просьбе.
• Согласно протоколу о взаимных поставках.
• Согласно спецификации.
• Ссылаясь на переговоры.
Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса.
• В целях выполнения распоряжения.
• Для согласования спорных вопросов.
• Для согласования вопросов участия.
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов.
• В целях безопасности прохождения груза.
• В ответ на Ваш запрос.
• Во избежание конфликтных ситуаций.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
Шпаргалка для предпринимателя. Деловая переписка.
Предпринимателю в современных условиях ведения бизнеса постоянно необходимо налаживать деловые контакты и нередко общение берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.
В переписке очень важно соблюдать определенные нормы этикета. Если игнорировать правила переписки, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленное деловая общение способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.
Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.
Виды деловых писем
Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.
По структуре оформления различают:
Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.
Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.
Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере!
Ниже мы публикуем шпаргалку, которая позволит Вам без труда составить грамотное деловое письмо.
Как правильно объяснить причину в деловой переписке
Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо
Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?
Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке
Как правильно сочетать деловые фразы
Извещения
Модели выражений, объясняющих мотивы
(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:
От первого лица множественного числа:
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
От первого лица множественного числа, например:
Просьба
Подтверждение
Предложение
Приглашение
Отказ и отклонение предложения (проекта)
Напоминание
Гарантии
Интерпретация собственной позиции
Заключительные слова
Составляйте грамотные обращения, получайте положительные ответы и Ваш бизнес ждет процветание и успех! Ассоциация предпринимателей всегда на страже Ваших интересов!
#апркс #aprks #бизнес #предпринимателикрыма #ассоциация #бизнескрыма #успех #предприниматели #Крым #crimea
Письмовник
Какие выражения используются в деловой переписке?
Деловое письмо
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
При ссылках
Указание на цель
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность – успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы – вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки – значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия – существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты – предварительными или окончательными и т. п.
© 2000-2021. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.
Доброго времени суток, или 10 фраз-табу в деловой коммуникации
Кем бы вы не работали в современном мире, без переписки и общения с коллегами, клиентами или партнерами не обойтись. Какие расхожие фразы при этом лучше не использовать, чтобы не раздражать собеседников, и чем их лучше заменить? Рассказывает Маргарита Подлесная, PR & Marketing Manager в компании L&D решений Savvy.
1. «Доброго времени суток»
В деловой переписке часто используют эту фразу, полагая, что адресат удивится, увидев «Доброе утро!», если откроет письмо вечером. Такое обращение кажется логичным, особенно если вы работаете с коллегами или клиентами из других часовых поясов, но лучше его все-таки не использовать.
Это приветствие уже давно не воспринимается как уместное или остроумное. Оно стало таким банальным, что звучит фамильярно и раздражающе — сразу представляется бодрый и досаждающий менеджер из 2000-ых.
Кстати, в русском языке чисто с грамматической точки зрения писать «доброго времени суток» тоже неправильно, ведь родительный падеж употребляется чаще при прощании («счастливого пути!», «удачи!»).
Чем можно заменить. Если в переписке участвуют люди из разных часовых поясов, можно использовать не привязанные ко времени приветствия: «Привет», «Здравствуйте». Написать «Добрый день» тоже можно — вряд ли кто-то обидится, если вдруг прочитает это сообщение вечером.
2. «Привет» — и тишина
Просто поздороваться и ждать ответа — лучшее, что вы можете сделать, если хотите, чтобы вам не ответили или переписка затянулась надолго. Человеку чаще всего некогда и неудобно с вами переписываться, особенно, если он не понимает, в чем суть вопроса.
Таким чаще всего грешат в мессенджерах, которые стали полноценной площадкой для деловой коммуникации, а значит — требуют соблюдения практически тех же правил, что и при бизнес-переписке по e-mail.
Чем можно заменить. Идеальное первое сообщение —приветствие и короткое описание сути вопроса. Например: «Привет, это Кирилл, я от дизайнеров. Клиент «Ромашка» попросил внести правки в функционал на сайте. Я знаю, что ты занимался этим проектом, правки можно отправить тебе? Если нет — может, подскажешь кому?».
Получатель сразу понимает, кто и зачем ему пишет, он может максимально просто и быстро ответить — либо перекинуть работу другому разработчику, либо запросить детали.
3. «Ну что там?»
И любые другие вариации «пнуть» собеседника, если он сам не рассказывает, как движется дело. Во-первых, это грубо. Во-вторых, создается впечатление, что вы считаете собеседника ребенком, требующим контроля.
Чем можно заменить. Если на носу дедлайн, а коллега или исполнитель молчит — то просто прямо спросите, как идет работа: «Дима, привет. Завтра до 12 надо показать клиенту демо-версию, и я немного переживаю. Подскажи, все идет по плану? Может нужна какая-то помощь?». Так вы проявите заботу.
4. «Жду ответа»
Если вы пишете кому-то письмо, это само по себе предполагает, что вы ждете ответа. Поэтому фраза как минимум лишняя, а как максимум — странная. Кстати, это работает и в другую сторону — если вам что-то написали и это подразумевает ответ, не поленитесь его написать.
Чем можно заменить. Если вам нужны конкретные ответы — попросите их. Вариаций может быть несколько:
Если собеседник просто никак не отреагировал — не стоит слать вдогонку «ПИШУ ЕЩЕ РАЗ!». Лучше напишите еще одно письмо с тем же содержанием и дополните его чем-то, например, уточните, нет ли вопросов.
5. «Заранее спасибо»
Казалось бы, «thanks in advance» или «заранее спасибо», «заранее благодарен» — это просто вежливые фразы, но у многих от них начинает дергаться глаз. А все потому, что это выглядит как пассивная агрессия или попросту манипуляция: будто у человека изначально нет варианта отказаться.
Чем можно заменить. Самое логичное — первым делом уточнить, может ли человек выполнить вашу просьбу. Если он согласен, обычного «спасибо» будет достаточно. Если вы понимаете, что просите о том, что человек не обязан делать — сразу попытайтесь найти для него какие-то преимущества: «Саша, привет. Знаю, что это не твой проект, но у нас завтра релиз, а потестить некому. Ты не мог бы этим заняться? Работу оплатят по двойному тарифу».
6. «Извините за беспокойство»
Нет никакого смысла писать «sorry to bother you», извиняться за беспокойство или спрашивать, «есть ли минутка?». Вы уже побеспокоили человека и уже отвлекли, поэтому лучшим проявлением уважения будет просто быстро и кратко описать суть дела.
Чем можно заменить. Тут никакого волшебного рецепта нет — раз уж побеспокоили, пишите коротко, четко и по делу. Часто хочется извиниться, если вы написали в нерабочее время или ночью. Но тут лучше просто объяснить, почему вы дергаете человека именно сейчас: «Привет, знаю, что ты в отпуске, но больше ни у кого нет доступа. Пожалуйста, пришли мне ТЗ по последнему проекту».
7. «Я попытаюсь»
«I’ll try», «Ну мы попробуем», «Наверное, получится» и прочие синонимы — все это звучит так, будто человек изначально не хочет брать на себя ответственность за задачу. Мол, если не получится, то и взять с него нечего, он же пытался.
Чем можно заменить. Если у вас есть сомнения, опишите их и предложите пути решения: «Я вижу, что сдать сайт надо через неделю, и сомневаюсь, что это возможно. Я могу попросить разработчиков поовертаймить, но это ничего не гарантирует. Если сайт железно нужен в срок, в команду надо добавить еще пару специалистов».
8. «Я понимаю, что вы чувствуете»
«I completely understand how you feel», «я понимаю ваши чувства» — пишет менеджер разработчику, которому только что отказали в обещанном отпуске. Человек вынужден отменить планы, возможно, он потерял деньги на тур в хороший отель и уже понимает, что расстроит всю семью. А вы ему про то, что понимаете чувства — звучит как издевательство и никак не помогает успокоить человека.
Чем можно заменить. Конечно, избежать подобных ситуаций в рабочем процессе нельзя. В то же время можно уменьшить негативные эмоции сотрудника. Проявите заботу и попробуйте как можно быстрее решить вопрос, который возник, или компенсировать неудобства: «Костя, мне очень жаль, что так получилось, но больше правда некому отдать проект. А клиент важный и ждать не может. Я попробую договориться о премии за этот месяц и обещаю выбить для тебя отпуск в другое время, подберем удобное для тебя».
9. «Как я уже говорил/а»
Эта фраза звучит так, будто вы считаете коллег или клиентов туповатыми — все им надо повторять. Даже если вы говорите очень правильные мысли, такие вещи все равно воспринимаются как агрессия.
Чем можно заменить. Если вы хотите что-то повторить — просто повторите, но дополните: «Так вот, мы решили взять кандидата из Одессы. Он хуже сделал тестовое, но больше понравился команде».
10. «Честно говоря»
А обычно вы говорите нечестно? Конструкции типа «to be honest with you» или «честно говоря» — это словесный мусор, который не несет смысла и только нагружает текст дополнительными знаками.
Чем можно заменить. Ничем. Лучше всегда общайтесь прямо и честно — тогда такие фразы просто не понадобятся.
Вместо итогов
Конечно, вряд ли ваши коллеги или клиенты откажутся от работы с вами, если вы будете здороваться фразой «доброго времени суток».
Примеры фраз делового письма. Деловой словарик полезные фразы для деловых писем.
В этой статье представлены примеры фраз делового письма для его быстрого составления. Или деловой словарик с полезными фразами поможет вам освоить навыки составления письма.
Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-ответах:
«В ответ на Ваше письмо сообщаем …», «Согласно Вашему запросу …», «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «Благодарим Вас за предложение о …», «Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Приносим извинения за временные неудобства. Мы не можем точно ответить, когда на сайте будет размещена Ваша информация …», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена»,
«По вопросу переноса экзаменов на другую дату, сообщаем, что Вы вправе решать этот вопрос по Вашему усмотрению.», «Настоящим сообщаем, что согласны принять Ваше предложение. Просим Вас отправить проект соглашения о сотрудничестве.» и т.д.
Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-напоминаниях:
«Напоминаем Вам, что …», «… в соответствии с … Вы должны…», «… срок предоставления отчётности истекает…», «Ваш филиал до сих пор не представил …» «Настоящим напоминаем, что Вам необходимо оплатить счет».
Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-подтверждениях:
Подтверждаем …, АО «Т» подтверждает …, «Настоящим подтверждаем получение денег в размере 12000 рублей …», Подтверждаем получение документов …, Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …, Подтверждаем получение Вашего письма от …, АО «Банк С» подтверждает свой запрос о…, Сообщаем Вам о подтвержднии оплаты за услуги…, Претензий не имеем, Подтверждаем получение Вашего заказа, Настоящим сообщаем, что Ваш заказ принят, Подтверждаем оплату за товар и т.п.
Примеры фраз для писем поздравлений:
«ТОО «НГ» выражает Вам искреннее уважение и поздравляет Вас с…», «Искренне желаем Вам и всем сотрудникам Вашей компании благополучия и успехов во всех делах и начинаниях.», «Выражаем Вам глубочайшее уважение и поздравляем Вас с… «, «Сердечно поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом! Выражаем Вам искреннюю благодарность за плодотворную совместную работу и за приятное профессиональное общение.», «ТОО «НГ» искренне благодарит Вас за поздравление с Новым годом и Рождеством! Мы искренне признательны Вам за добрые слова и теплые пожелания. Мы также от всего сердца поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом и Рождеством! Благодарим Вас за лояльность к нашей компании на протяжении многих лет…».
Примеры фраз для письма просьбы:
«Прошу Вас организовать срочную доставку товара…», «С учетом изложенного прошу Вас предоставить ответ…», » Прошу Вас предоставить мне …», «С учетом изложенного, а также принимая во внимание, что ТОО «Sin» отказывается от поставки товара, ИП Зей просит …», «На основании изложенного просим Вас разрешить въезд автомобилей…», «Я, Клесов Павел Николаевич, прошу Вас о следующем…», «По нашей устной договоренности прошу Вас произвести ремонт…», «Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь…», «В этой связи, просим Вас произвести 100% оплату поставленного по Договору товара…», «Просим Вас пересмотреть организацию школьного питания…», » В связи с неотложностью решения наших вопросов убедительно просим Вас …» «Просим Вас забронировать два теннисных стола …. Будем рады получить от Вас подтверждение о бронировании» и другие.
Примеры фраз для благодарственных писем:
«АО «М» выражает Вам уважение и сердечно благодарит Вас за …», «Выражаем Вам признательность и искреннюю благодарность …», «В связи с этим, наша компания обязана поблагодарить весь Ваш коллектив …», «АО «М» спешит поблагодарить Вас за поздравление с праздником …», «Выражаю Вам огромную благодарность за многолетний добросовестный труд …», «Выражаем признательность и благодарность АО «М» за качественную и своевременную поставку …» и другие.
Фразы, используемые в письмах приглашениях:
«ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выставку …», «Будем рады Вашему участию на конференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.
Фразы, используемые в коммерческих предложениях:
«Представляем Вашему вниманию уникальное предложение …», «Предлагаем Вам уникальное предложение …», «Предлагаем Вам встретиться и обсудить условия договора …», «ТОО «Бизнес Этикет» предлагает Вам оказание услуг по обучению персонала Банка корпоративной этике …», «Хотим заинтересовать Вас следующим предложением …», «Возможно Вы заинтересуетесь нашим предложением о …», «В случае возникновения вопросов Вы можете связаться с нами по телефону 7ХХХХХХХХХХХ0», и т.д.
Слова и фразы, часто используемые в гарантийных письмах:
«ТОО «С» гарантирует своевременную оплату по выставленному Вами счету …», «Настоящим гарантируем замену бракованного товара …», «Подтверждаем и гарантируем отгрузку продукции 12.12.2018 года ….» и т.д.»
Фразы, используемые в письмах уведомлениях:
«Настоящим письмом уведомляем Вас о …», «Информируем Вас о смене Генерального Директора ТОО «П» …», «АО «М» сообщает Вам об изменении юридического адреса …»,
«В связи с окончанием срока действия Договора сотрудничества информируем Вас о прекращении дальнейшего сотрудничества …», «Настоящим уведомляем Вас о …», «Настоящим письмом сообщаем Вам о смене юридического адреса …» и т.д.
Фразы, используемые в сопроводительных письмах:
Настоящим направляем Вам пакет документов …», «Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера …», «Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что … В связи с этим предлагаю рассмотреть свою кандидатуру …», «Прилагаемое резюме даст представление о моем опыте …», «Буду рад получить от Вас приглашение на собеседование …», «Благодарю за внимание к моей кандидатуре и надеюсь на …».
Фразы, используемые в письмах заявлениях:
«В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место…», «Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями…», «Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия…», «Исходя из долговременных интересов корпорации…», «Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами…», «Руководствуясь высшими целями… …официально заявляю (заявляем) следующее…», «…считаем своим долгом открыто и недвусмысленно заявить…», «…уполномочен (уполномочены) заявить…», «…исходим из необходимости решительно заявить о… …намерении руководства…, …планах предприятия…, …стремлении нашей организации…, …желании дирекции учреждения…», «…это побуждает меня (нас) обратиться к широкой общественности со следующим заявлением…», «…имею (имеем) честь сделать следующее заявление…», «…относительно …», «…в связи с …», «…касающееся …», «…по поводу …», «…в этой ситуации нам не остается ничего иного, кроме как еще раз публично заявить о…», «…настоящее заявление отражает точку зрения всего коллектива предприятия…».
