Сотрудники в штате что это значит

К основному или штатному составу сотрудников организации относятся постоянные работники. Но практически каждый слышал о так называемой внештатной занятости. То есть это лица, которые не состоят в штате организации, но при этом выполняют определенную работу на благо компании. Официального термина «внештатный сотрудник» нет в законодательстве, поскольку любое лицо, нанимаемое для работы в организации, подписывает определенный договор.

Рассмотрим особенности разных видов сотрудников в организации, договоров, которые они могут заключать.

Что такое штатный сотрудник?

Согласно Трудовому кодексу, договор, который не был оформлен письменно, считается заключенным, если человек приступил к выполнению своих обязанностей по поручению работодателя или его представителя. Хотя если работник фактически приступил к выполнению работы, работодатель обязан заключить с ним договор в течение трех дней.

Также на каждом предприятии есть штатное расписание, то есть нормативный документ самой организации. В нем четко указана структура компании, количество штатных сотрудников, их должность и размер заработной платы.

Важность нормативного документа заключается в том, что с помощью такой статистической информации можно эффективно использовать сотрудников. Таким образом, сравниваются по численности отделы, их уровень оплаты труда и квалификация, а также объем выполнения работ. Все это нужно для того, чтобы оценить, насколько эффективна существующая структура предприятия и не требует ли она изменений, преобразований или реорганизации.

Что такое внештатный работник?

По логике, если штатные сотрудники организации – это постоянные работники, тогда внештатные – это временные. Официального термина, а также правил, которыми стоит регулировать такое понятие, как «внештатный сотрудник» нет. Но в словарях это словосочетание определяется как «лицо, выполняющее определенную разовую работу для компании без зачисления в постоянный штат». Пояснение довольно размытое, поэтому каждый работодатель вправе трактовать его по-своему.

При этом каждый сотрудник, не относящийся к основному составу, должен четко придерживаться правил и регламента работы на предприятии. К тому же, как правило, такие работники заключают соглашение с работодателем, которое может иметь разные условия.

Виды договоров

Штатная численность сотрудников, которая определяется нормативными документами компании, это число постоянных работников в организации, которые работают бессрочно по трудовому договору.

С сотрудником, который привлекается для выполнения определенных задач на предприятии, заключается договор на условиях:

Также гражданско-правовой договор можно заключить и с постоянным сотрудником, при этом ему должна быть установлена определенная доплата, если он совмещает работу, или работник может быть переведен на оклад того человека, обязанности которого выполняет.

Условия по договору

Штатный сотрудник – это тот человек, который выполняет определенные обязанности на предприятии по должностной инструкции. При этом его отношения с работодателем регулируются Трудовым кодексом.

Между соглашениями трудовыми и гражданско-правового характера есть некоторые отличия. Так, при заключении трудового договора с временным или внештатным сотрудником он получает все гарантии, как постоянные сотрудники по ТК РФ. Работодатель при этом перечисляет все обязательные отчисления и соцвыплаты на него. При этом распорядок рабочего дня, права и обязанности обеих сторон фиксируются в договоре.

При заключении гражданского соглашения внутренний распорядок организации не распространяется на сотрудника. В нем четко указывается сумма договора, которая выплачивается по результату выполненной работы. Отпуск, больничные и социальные выплаты в данном случае не предусмотрены.

Некоторые организации в целях экономии заключают со своим штатно-списочным составом сотрудников именно гражданско-правовые соглашения, а не трудовые. Но в таком случае налоговые органы могут обратиться в суд и заставить работодателя признать такие договоры трудовыми, если есть формальные признаки (выплата фиксированной зарплаты с определенной периодичностью, соблюдение определенных правил внутреннего распорядка).

Конфликтные ситуации

При возникновении определенных спорных ситуаций как постоянный сотрудник, так и временный могут обратиться в суд для защиты своих прав. Для этого нужно предоставить документы, которые регулируют и регламентируют отношения обеих сторон. Это может быть договор между работником и работодателем, а также приказ о приеме на работу или запись в трудовой книжке.

Если был нарушен договор гражданско-правового характера, тогда работник должен предоставить акт выполненных работ или приема-передачи для подтверждения факта выполнения обязанностей, указанных в договоре.

В чем разница между штатным и внештатным работниками?

Штатный сотрудник – это работник, с которым заключен трудовой договор. На практике внештатный сотрудник отличается от штатного тем, что его должность не предусмотрена в штатном расписании организации или число занятых лиц на определенной работе меньше, чем необходимо компании.

Запись в трудовой книжке

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при замещении или приеме на работу временного работника?

Разобравшись с тем, что штатный сотрудник – это постоянная рабочая сила на предприятии, в этом случае вносится обязательная запись в трудовой книжке с печатью, датой и должностью сотрудника, который ее делает. Запись делается на основании приказа о приеме на работу.

Но как быть с внештатными или временными работниками? Если работник совмещается или замещает определенную должность временно, тогда он переводится на другой оклад и обязанности согласно приказу о переводе, но при этом запись в трудовой не делается. Временным сотрудникам также делается запись в трудовой книжке с указанием срока или причины принятия на работу (на время декретного отпуска сотрудницы или по иным причинам).

Источник

Что такое штат персонала

Важнейшим фактором развития компании выступает ее персонал, выполняющий те или иные функциональные обязанности. Чем больше компания и быстрее её рост, тем крупнее штат персонала. Кроме постоянных сотрудников, организация может нуждаться также в работниках для выполнения работы временного характера.

Что такое штатный сотрудник?

Сотрудники штатного состава – это лица со специальной подготовкой в конкретной профессии, работающие по бессрочному трудовому договору. В этом документе перечислен перечень работ, подлежащих выполнению, обязательства и права со стороны нанимателя и работника. Человек получает надлежащую отметку в трудовой книжке.

Любая организация имеет штатное расписание, в котором обозначена её структура, перечень штатных единиц с указанием должностей и окладов. Эти статистические данные позволяют анализировать число структурных подразделений, степень подготовки и зарплат, объемы выполняемых работ. На основе анализа оценивается эффективность действующей производственной структуры, и при необходимости принимаются решения о ее изменении.

Что такое внештатный работник?

Должность внештатного работника не включена в штатное расписание фирмы, и в списочный состав лицо не засчитывается. С таким человеком компания может взаимодействовать, например, по договору подряда.

Внештатный работник тем не менее должен соблюдать нормы и распорядок работы в компании. Его труд оплачивается согласно заключенному с ним договору. Предприятие само решает, по какому виду договора принимать работника для временной работы.

Виды договоров

С временным работником, который берется предприятием для решения конкретных задач, может заключаться одно из следующих соглашений:

Условия по договору

Сотрудник, состоящий в штате, выполняет в компании должностные обязанности, а его взаимоотношения с нанимателем регулирует Трудовой кодекс.

Трудовые договора и соглашения гражданского характера в корне различаются. Временный работник, работающий в компании по трудовому контракту, имеет такие же гарантии, как и постоянные сотрудники. Ему положены обязательные такие же пособия и выплаты. Его права и обязанности, а также рабочий график оговариваются в контракте.

При работе по гражданскому соглашению лицо не имеет права на социальные гарантии, ему не положены больничные, отпускные и иные социальные выплаты, а его рабочий день не нормирован.

Конфликтные ситуации

При развитии любых споров как штатный сотрудник, так и внештатный могут защищать свои интересы через судебные органы. В суд должны быть представлены документы, регулирующие взаимоотношения двух сторон. Обычно это трудовое соглашение и распоряжение о приёме на работу или отметка в трудовой.

Если произошло нарушение гражданского соглашения, следует представить акт выполненных работ или приёма-передачи, подтверждающих реальное исполнения обязательств, оговоренных в договорном соглашении.

В чем различие между штатным и внештатным сотрудниками

Сотрудник, состоящий в штате предприятия, работает в соответствии с условиями трудового договора. Должности внештатного работника в штатном расписании нет.

Может случиться, например, что в штатном расписание фирмы предусмотрено наличие на производстве двух сварщиков, а ему необходим третий, или не предусмотрен водитель, а он нужен на производстве. Обычно нужного работника нанимают вне штата, но в отношениях с ним исполняются все обязательства, оговоренные трудовым законодательством.

Запись в трудовой книжке

Штатные сотрудники – основной костяк любой фирмы. В соответствии с распоряжением о приёме на работу в трудовой книжке человека делается отметка, подтвержденная печатью, с датой, соответствующей договорной, и с указанием должности сотрудника.

Делается ли отметка в трудовой книжке для работников, взятых временно? Трудовая книжка заполняется для каждого лица, с которым компания заключила один из видов трудового соглашения. Работникам, принятым на временную работу, отметка может делаться с указанием основания найма на рабочее место (например, на срок нахождения в декрете сотрудницы). Исключением является работа по совместительству – когда работа не является основной, отметка в трудовой книжке не производится.

Источник

Расчет штатной численности

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

Источник

Как правильно оформить сотрудника в штат

А потом уволить его

С 1 января 2017 года небольшим фирмам и ИП разрешили вести кадровый учет не в полном объеме.

Раньше для этого нужно было делать кучу бумаг: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график сменности — и так до бесконечности.

Все эти документы нужно было составить, напечатать, подписать и хранить в офисе. Теперь отдельные бумажки не нужны, а все условия труда, оплаты и гарантии прописаны в договоре.

Глава 48.1 ТК РФ введена законом № 348-ФЗ от 03.07.2016

Допустим, вы приняли упрощенную схему ведения кадров и нанимаете на работу первого сотрудника. Чтобы сделать это, вам нужно оформить договор и приказ о приеме на работу, заполнить трудовую книжку и личную карточку. Теперь подробнее.

Кому можно вести кадры по упрощенной схеме?

В реестр попадают ИП и ООО по размеру выручки — до 120 млн рублей в год, со штатом до 15 человек и долей госучастия до 25%.

Если вы нашли себя в реестре — смело переходите на упрощенную схему ведения кадров.

Что для этого нужно? Чтобы перейти на упрощенный кадровый учет, нужно оформить приказ об отказе применять кадровые документы. Если раньше вы пользовались положениями, то нужно прописать, что они утрачивают силу. А дальше можно заключать с работниками типовые трудовые договоры. С теми, кто уже в штате, разберемся в другой раз.

Если вы начали бизнес в 2017 году, то вам тоже нужно напечатать приказ, но про документы, которые утрачивают силу, писать не нужно.

Заключить договор

Договоры с физлицами можно разделить на два больших типа: гражданско-правовые и трудовые.

Гражданско-правовой договор — про результат. Работодатель — заказчик, работник — исполнитель, и деньги он получает за результат или сделанную работу: статьи, перевозки или помощь при продаже квартиры.

Необходимость «вести кадры» возникает, когда сотрудника нанимают по трудовому договору. Для упрощения этого процесса правительство утвердило типовую форму трудового договора для микропредприятий.

В договоре вы смело пропускаете пункты, не связанные с характером вашей работы: например, можете не заполнять раздел про дистанционную работу, если сотрудник работает в офисе, и наоборот.

Документы. Чтобы заключить этот и любой другой трудовой договор, работник должен вам прислать:

Дополнительно могут понадобиться:

Нюанс

Вместе с тем копии свидетельства ИНН нет в обязательном перечне документов — вы не можете требовать принести его.

Издать приказ

Приказ — обязательный документ, который фиксирует факт и момент приема на работу. Именно на основании приказа вы платите зарплату, на него вы ссылаетесь в трудовой книжке.

Это унифицированная форма приказа, но вы можете разработать собственную

Оклад — фиксированная зарплата за календарный месяц. Не нужно учитывать премии и социальные выплаты. Если вы договорились о квартальной премии, про нее писать не нужно. Надбавка — например за непрерывный стаж или районный коэффициент.

Максимальный испытательный срок — 3 месяца, за исключением совсем уж тонких моментов. Можно указать меньше, больше — нельзя. Испытательный срок в приказе и договоре должен быть одинаковым.

Подразделение можно не указывать, если организация небольшая, тогда структурных подразделений может и не быть.

В графе «ознакомление» должна стоять подпись работника.

Сделать запись в трудовой книжке

Трудовая книжка почти как медицинская карточка, но с историей работы, а не болезни. В нее записывают информацию о должности, зарплате и увольнениях.

Если вы наняли человека по трудовому договору на основную работу и он проработал у вас дольше пяти дней, вы обязаны написать об этом в книжке.

Заполнить личную карточку

Личная карточка обобщает все сведения о работнике: в ней отражены перемещения, изменения условий, оплаченные и неоплаченные отпуска.

Для компаний карточка — обязательный документ, а ИП могут их не вести. Но я бы рекомендовала всё-таки заводить карточки, потому что это удобно. Копии документов могут и потеряться, а в карточке вся информация под рукой: номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛС а и военного билета. В личной карточке вы дублируете изменения, которые внесли в трудовую. Но если работник уволится, вы вернете ему трудовую книжку, а его личная карточка останется у вас навсегда.

Важно: заполнять карточку надо так же, как указано в документах.

Графу «Образование» можно не заполнять, если работа не требует специальных знаний или подготовки. Но если документ об образовании принесли — не пренебрегайте.

Языки, которыми владеет человек, надо указывать без сокращений. Степень знания языка — тут достаточно формулировки «свободно» или «со словарем». В принципе, можно не указывать.

Профессию укажите полностью, как в приказе о приеме на работу.

Графы «Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу» надо заполнить максимально подробно:

Отпуск — указать все виды отпусков: оплачиваемый, неоплачиваемый, учебный, декретный и т. д. Основание — приказы о предоставлении отпусков.

Основания увольнения — указать основания увольнения по формулировке из трудового кодекса, дату увольнения, номер приказа.

После увольнения личная карточка закрывается: работодатель расписывается и указывает должность. Работник тоже расписывается, чем подтверждает свое согласие со всеми записями в карточке.

Как уволить

Для простоты будем считать, что есть три документа, на основании которых можно уволить сотрудника:

Как только соглашение, заявление или уведомление появляется у вас, нужно сделать еще несколько бумажек.

Приказ об увольнении, чтобы зафиксировать дату увольнения. Со следующего дня после даты увольнения вы ничего не должны платить сотруднику. В приказе нужно указать основание увольнения и пункт, часть, статью ТК РФ, по которой работник увольняется.

Сотрудник должен прочесть приказ и подтвердить это своей подписью.

Записка-расчет — в ней нужно указать сумму, которую вы выплатите работнику в день его увольнения: зарплату за отработанный период и компенсацию за неиспользованный отпуск. Компенсацию за неиспользованный отпуск или удержания за использованный авансом отпуск рассчитываем на основании среднего заработка.

Записка-расчет показывает общую сумму выплат работнику:

Как рассчитать выплаты?

Допустим, сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию 25 мая 2017 года. Дни выплаты зарплаты по трудовому договору: 25 число текущего месяца и 10 число следующего.

Это значит, что 25 мая сотрудник получит аванс за май, а 10 июня — зарплату за май.

Выходит, что за май сотрудник еще ничего не получил, но отработал 16 дней (мы посмотрели в производственном календаре).

Отпуск считаем не по календарному году, а по рабочему. Наш сотрудник в 2017 году сходить в отпуск не успел.

Чтобы рассчитать компенсацию за отпуск, нужно понять, сколько полных месяцев отработал сотрудник. Если какой-то месяц отработан не полностью, но больше чем наполовину, учитываем его как целый. У нас получается 4 полных месяца плюс 1 месяц, который мы округлили. Всего 5 месяцев.

За год сотрудник может взять 28 календарных дней отпуска. Берем эти 28 дней и делим на 12 месяцев, получается 2,33 дня в месяц. Эти дни умножаем на 5 месяцев, получается 11,7 дней. Округляем — по законодательству округлять можно только в пользу работника — и получаем 12 дней.

Выходит, что при увольнении мы должны выплатить деньги за 16 майских дней и за 12 дней неиспользованного отпуска. О том, как рассчитать сумму, расскажем в следующей статье.

Мы описали упрощенную схему для общего понимания. Чтобы не ошибиться, используйте калькулятор расчета компенсации за неиспользованный отпуск.

В трудовую книжку нужно написать об увольнении то же самое, что написали в приказе.

Дублируете запись в личную карточку и просите сотрудника расписаться.

Вот что надо вернуть сотруднику после увольнения:

Сравните, как принять первого сотрудника

Издать и утвердить положение об оплате труда

Составить лист ознакомления с локальными актами

Заключить трудовой договор

Заполнить личную карточкуИздать приказ о переходе

Заключить трудовой договор

Заполнить личную карточку

Источник