Кто такой в детском саду делопроизводитель
Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ
1.7. Делопроизводитель детского сада руководствуется в своей работе должностной инструкцией, трудовым договором, приказами и распоряжениями заведующего дошкольным образовательным учреждением, а также инструкциями по охране труда и пожарной безопасности, инструкциями по эксплуатации копировально-множительного оборудования.
1.8.
1.9. Делопроизводитель в детском саду должен строго соблюдать должностную инструкцию, Конвенцию ООН «О правах ребёнка», инструкцию по охране труда для делопроизводителя, другие инструкции по охране труда при выполнении работ на рабочем месте, при эксплуатации компьютерной и оргтехники.
1.10. Делопроизводитель должен пройти обучение и иметь навыки в оказании первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольной образовательной организации.
2. Функции
2.1. Обеспечение информационно-справочного обслуживания по документам детского сада, их учета и хранения.
2.2. Ведение делопроизводства по канцелярии дошкольного образовательного учреждения.
3. Должностные обязанности
3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее заместителям заведующего дошкольным образовательным учреждением, структурным подразделениям.
3.2. В соответствии с резолюцией заведующего передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль их исполнения, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.7. Подготавливает и сдает в архив дошкольного образовательного учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
3.9. Осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам канцелярии образовательного учреждения.
3.10. Осуществляет обработку и движение отправляемых и внутренних документов, контролирует правильность их согласования и оформления.
3.11. Обеспечивает учет и регистрацию исполнения поручений заведующего дошкольным образовательным учреждением.
3.12. Ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности и иные приказы, знакомит работников дошкольного образовательного учреждения с приказами под подпись в день их издания.
3.13. Ведет регистрацию обращений граждан в школу, контролирует сроки исполнения обращений.
3.14. Организует личный прием граждан заведующим дошкольным образовательным учреждением, ведет книгу посещений.
3.15. Ведет внутреннюю отчетно-справочную документацию.
3.16. Ведет учет личного состава работников детского сада и установленную документацию по кадрам.
3.17. Оформляет прием, перевод и увольнение работников детского сада в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами заведующего дошкольным образовательным учреждением.
3.18. Формирует и ведет личные дела работников детского сада, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
3.19. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки работников дошкольного образовательного учреждения, производит подсчет трудового стажа.
3.20. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников образовательной организации.
3.21. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль составления и соблюдения графика очередных отпусков в детском саду.
3.22. Ведет архив личных дел и подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче в архив дошкольного образовательного учреждения, ведет номенклатуру кадровых дел.
3.23. Осуществляет учет часов работы персонала образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников.
3.24. Согласно распоряжениям и указаниям заведующего детским садом печатает и оформляет требуемую документацию для организации рабочего процесса в дошкольном образовательном учреждении.
3.25. Занимается подготовкой совещаний работников организации, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.
3.26. Является секретарем административного совещания при заведующем детским садом.
3.27. Обеспечивает защиту прав и свобод воспитанников, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных.
3.28. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.
3.29. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных воспитанников и работников дошкольного образовательного учреждения.
3.30. Строго соблюдает положения должностной инструкции секретаря делопроизводителя, трудовую дисциплину и установленный режим дня в ДОУ, санитарно-гигиенические нормы на рабочем месте, правила и требования охраны труда и пожарной безопасности.
3.31. Своевременно проходит периодические медицинские осмотры.
3.32. Соблюдает культуру и этику общения с работниками и коллегами по работе, этические нормы поведения в дошкольном образовательном учреждении, в быту и общественных местах.
4. Права
4.1. После передачи документов требовать от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.
4.2. Запрашивать для заведующего детским садом от работников необходимые материалы, документы, объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений, требовать от исполнителей доработки поручений.
4.3. Запрашивать у заведующего дошкольным образовательным учреждением разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям, получать от других работников информацию, документы, необходимые для исполнения поручений.
4.4. Визировать копии распорядительной документации.
4.5. Вносить предложения по совершенствованию организации документооборота, делопроизводства в образовательном учреждении.
4.6. На рабочее место, которое соответствует требованиям и нормам охраны труда, пожарной безопасности.
4.7. Запрашивать у администрации, получать и применять информационные материалы, нормативные и правовые документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.8. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов работников дошкольного образовательного учреждения.
4.9. Знакомиться с проектами решений заведующего детским садом, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения своих должностных обязанностей и трудовых функций.
4.10. На ознакомление с имеющимися материалами личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку труда делопроизводителя, предоставлять по ним пояснения.
4.11. Участвовать в работе органов самоуправления образовательной организации, в работе общего собрания работников, в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых делопроизводителем детского сада должностных обязанностей.
4.12. На защиту профессиональной чести и достоинства, неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи, предусмотренные законом. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.
4.13. Повышать свою профессиональную квалификацию.
4.14. Делопроизводитель имеет все права, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами дошкольного образовательного учреждения, а также право на социальные гарантии.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели, и утверждённому заведующим дошкольным образовательным учреждением.
6.2. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями воспитанников(лицами их заменяющими).
6.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.
6.4. Вовремя сообщает заведующему детским садом и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего учреждением. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.
6.6. Самостоятельно планирует свою работу на каждый день.
6.7. Передает информацию и документы, распоряжения администрации работникам детского сада, информирует работников о совещаниях, требует от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.
6.8. Информирует заместителя заведующего по административно-хозяйственной работе (завхоза) обо всех недостатках в организации условий его деятельности (отсутствии канцелярских принадлежностей, ремонте оргтехники или мебели), соответствии рабочего места нормам охраны труда и пожарной безопасности. Вносит свои предложения по устранению недостатков, по оптимизации работы делопроизводителя.
6.9. Своевременно информирует руководителя организации (при отсутствии – иное должностное лицо) о несчастном случае, завхоза – о возникновении аварийных ситуаций в работе систем водоснабжения, канализации, а также при других выявленных нарушениях санитарных правил.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление делопроизводителя в дошкольном образовательном учреждении с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у работника.
7.3. Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____20___г. _____________ /_______________________/
Мне бы Ваши проблемы, или «подводные камни» работы в детском саду
В марте приняли меня на работу в детский садик. Должность – делопроизводитель, «перебирать бумажки», что называется. Зарплата – минималка, на руки выходит 6400 руб. С наличием хороших вакансий в нашей местности не весело. Да и мне, пока дочка в садик не начала ходить, нужно место с возможностью отпроситься, если куда надо съездить.
В общем, эта работа на данный момент самое то. Документов много, но не так, чтобы напряжно, но спокойно целый день трудишься. Выделили мне отдельный маленький кабинет. Чистенький, с утра солнышко светит, туалет (!) рядом, кормят обедом (150 руб. в месяц всего), я цветы в горшках принесла. Выдали в пользование принтер, ноутбук, ящик для подшивки документов – красота! Работай – не хочу!
Спросите, и где же я накопала камней.
С первого дня меня оправили обедать в одну из групп. Месяц честно отходила, каждый день, недоумевая – это вообще как, посторонний человек кушает вместе с детьми. Понятно, нянечка и воспитатель. А я как третье колесо, спиной-полубоком, т. к. столик маленький – няня с воспитателем лицом к детям. Ем – давлюсь, глотаю как бегемот, вся как поросенок обляпаюсь – они детям замечания делают, голос повыше – кто прольет, кто накрошит, кто балуется. А я как «молодая мама» становлюсь всё дерганей и дерганей…
Итак, через месяц накануне прихода комиссии (!), сижу в кабинете и слышу нянечка (где я обедала) на весь коридор говорит: «Почему это я должна носить в кастрюле еще и её порцию? А потом мыть еще за ней тарелку?». Вот как, еще один недовольный! Спрашиваю её потом, а кто еще типа меня, обслуживающего персонала, кушает в группах? А никто! Вахтер и кастелянша с прачкой берут свои тарелки, им выдают на раздаче, и они кушают в своем кабинете.
Для полной картины – заведующая и заместители кушают в кухне, но переодеваются – халаты, обувь, шапочки.
Пока заведующая в отпуске, иду к заму – так, мол, и так. Ладно, только принести свою посуду. Я успокоилась.
А зря…. Приходит второй зам и делает конкретное замечание. Почему я хожу обедать в группу без халата, почему не помогаю носить кастрюли «пожилой» нянечке», почему не мою посуду. Думаете, она встала не с той ноги? Нет, когда меня приняли на работу – у нее забрали принтер и отдали мне, а еще большую приличную столешницу.
(Сегодня утром ем домашнюю кашу из баночки, заходит она в кабинет, и естественно, делает замечание, что «можно и позавтракать в группе…». Продолжаем выступать.)
Теперь по поводу халата. Пошла я как умный работник к кастелянше – что там было. Крику-то, крику! Оказалось, халаты на вес золота, у воспитателей они только на время комиссии. А у нянечек – фартуки.
Носить кастрюли и мыть посуду. Ели кто не знает, в садах строжайшие правила по СанПину – когда выдают обеды, весь коридор перекрывается – ходить посторонним нельзя. Все, кто с посудой в спец. одежде. Про мытье тарелок можно дальше и не рассказывать.
Что еще добавить, так это буквально вчера, первого зама вдруг «осенило», что кушать лучше все-таки в группе, т. к. если приходить на раздачу, то надо кроме своей посуды еще и поднос, а также одеть халат и шапочку. Ладно. Только я ни разу не видела, чтобы вахтер и остальные «переодевались к обеду»…
А вообще, мне надо скинуть пару зимних килограммов (это я слукавила – надо скинуть 5 кг….). Домашних зеленых салатиков поклевать. А скажут, что не захотела халат одеть. Да.
Должностная инструкция делопроизводителя детского сада (профстандарт)
«______» _______________ 20___ г.
Делопроизводителя детского сада (профстандарт)
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя детского сада составлена на основе Профстандарта: «07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 года №276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 года «Об образовании в Российской Федерации» в редакции от 17 февраля 2021 года; согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя детского сада устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в детском саду должность делопроизводителя.
1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.
1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующим детского сада в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.5. Делопроизводитель относится к категории служащих и находится в прямом подчинении у заведующего детским садом.
1.6. Делопроизводитель в детского сада при выполнении должностных обязанностей руководствуется:
1.7. Делопроизводитель детского сада обязан знать следующее:
1.8. Делопроизводитель детского сада должен уметь:
1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в детского сада, с инструкцией по охране, с инструкцией о мерах пожарной безопасности.
1.10. Делопроизводитель детского сада систематически улучшает свои знания, повышает квалификацию и профессиональное мастерство с помощью теоретической подготовки и практической деятельности, своевременно проходит периодические медицинские осмотры.
1.11. Делопроизводитель детского сада должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.
2. Должностные обязанности
Делопроизводитель в детском саду осуществляет выполнение следующих обязанностей:
2.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:
2.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:
2.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:
2.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.
2.5. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в детского сада порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.
2.6. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.
2.7. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.8. Осуществляет учет часов работы работников детского сада, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников детского сада. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.
2.9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.
2.10. Формирует личные дела воспитанников, посещающих детского сада.
2.11. Ведет книгу движения воспитанников.
2.12. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.
2.13. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.
2.14. Ведет книги приказов.
2.15. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.
2.16. Согласно распоряжениям заведующего детского сада печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.
2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников детского сада, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.
2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем детского сада.
2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства детского сада, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства.
2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных.
2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта или наличия другого законного основания.
2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников детского сада.
2.23. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в детского сада, систематически проходит медосмотры.
3. Права
Делопроизводитель детского сада имеет полное право:
3.1. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.
3.2. Принимать участие в управлении детского сада в порядке, установленном Уставом.
3.3. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.
3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.
3.5. На запрашивание от администрации детского сада, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.
3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников детского сада.
3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.
3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.
3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.
3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.
3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.
3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.
3.14. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность
Делопроизводитель детского сада несет полную персональную ответственность:
4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего детского сада и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.
4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в его кабинете.
4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей детского сада.
4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.
4.6. За любое виновное причинение детского сада или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5. Взаимоотношения. Связи по должности
Делопроизводитель детского сада:
5.1. Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим детского сада.
5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).
5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.
5.4. Вовремя сообщает заведующему детского сада и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего детского сада. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.
6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции
6.1. Внесение изменений в должностную инструкцию осуществляется в следующих случаях:
6.2. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.
6.3. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.
6.4. Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.