Скан и фото документов в чем разница
Сканировать или фотографировать? Как выбрать технологию
Обе технологии имеют право на существование, но ориентированы на решение разных задач. Там где сканирование эффективно, фотографирование может быть невыгодно. И наоборот. Так какую технологию применить для создания цифровой копии документов?
Сканирование и фотографирование – две технологии, имеющие одни корни. В основе обеих лежит получение цифровых изображений путем восприятия светового потока от первичного изображения. Более того, сканирование «выросло» из фотографирования, и основой многих планетарных сканеров и сегодня являются фотоаппараты. Но профессиональная сканирующая техника сделала шаг вперед, и разработчики уделили внимание не только качеству получаемых изображений, а также производительности и надежности.
Выбор способа оцифровки определяется самими документами и объектами. Фактически есть три технологии.
По словам экспертов корпорации ЭЛАР, можно четко провести черту между задачами, в которых преимущества имеет одна или другая технология.
Фотографирование
Требуются: фотоаппарат, осветительная аппаратура, опытный фотограф.
Фотографирование позволяет получать качественные цифровые изображения любых объектов: документов, предметов, интерьеров. Но имеет ключевой недостаток – низкую производительность.
Зачастую чтобы сделать один снимок, фотограф тратит 1–2 часа на поиск необходимого ракурса и выставление правильного освещения. Логично, что с такими временными издержками для массовых задач фотосъемка не применяется. Сегодня ее ниша – те работы, для которых сканеры принципиально не предназначены:
• оцифровка объемных предметов (например, музейных экспонатов),
• оцифровка сверхбольших плоских объектов, в том числе в интерьере (например, картины и декорации),
• оцифровка в случаях, когда перемещение объектов невозможно или нежелательно (например, интерьеров).
Пример профессионально выполненной макросъемки монеты
У фотосъемки есть и значимая организационная особенность: она практически всегда осуществляется на территории заказчика. С одной стороны, это плюс, так как нет потребности в вывозе объектов съемки. С другой стороны, часто требуется сложное согласование и контроль доступа фотографа в помещения.
Использовать фотографирование для оцифровки документов невыгодно:
процесс будет долгим и дорогим.
Невнимание к деталям привело к тому, что начатое в 2011 г. масштабное сканирование архивов БТИ во многих регионах было подменено некачественным фотографированием. Как результат – абсолютное несоответствие ресурса заявленным целям: без индексирования поиск информации оказался почти невозможен, фотографии обладали геометрическими дефектами и не передавали мелких элементов чертежей и кадастровых документов.
На больших объемах документов сканирование можно заменить фотографированием только со значительным снижением качества. В российской практике были прецеденты, когда по признаку наименьшей цены работы выигрывались и реализовывались группами студентов с мобильными телефонами. О качестве здесь речи не шло.
Чтобы обезопасить себя от такой ситуации при оцифровке документов, необходимо включить пункт о невозможности фотографирования в техническое задание.
Сканирование
Во всех случаях оцифровки сшитых и расшитых документов быстрее и дешевле использовать сканирование. Наиболее просто дела обстоят с расшитыми документами: в распоряжении огромный выбор документных сканеров различной производительности – от 20 до 340 страниц в минуту. Сканирующим элементом является CCD-сенсор – линейный светочувствительный элемент, способный считывать информацию с документа на огромной скорости и в достаточном для большинства задач разрешении 300–600 dpi.
Ввиду доступности оборудования, услуги сканирования расшитых документов оказываются многими компаниями.
Сканирование часто проводится на территории заказчика. Высокопроизводительное оборудование позволяет выполнить эти работы значительно быстрее, благодаря чему сокращаются затраты, а документы изымаются из деятельности компании на минимальный срок
Однако массовое сканирование накладывает повышенные требования к надежности техники. Ресурс обычного офисного сканера составляет 100–200 тыс. документов, после этого требуется смена изношенных элементов. Затраты на обслуживание растут, что приводит к увеличению стоимости самих услуг.
Специализирующиеся на массовой оцифровке компании используют профессиональные сканеры с ресурсом в миллионы листов. Поэтому при сканировании больших объемов могут предлагать более низкую цену.
При выборе подрядчика нужно обращать внимание на следующие моменты: какие гарантии безопасности документов (изношенность оборудования ведет к повышенной вероятности повреждения документов) он дает; сможет ли он выполнять индексирование документов параллельно со сканированием, чтобы не затягивать сроки и не увеличивать стоимость работ.
Для сканирования сшитых документов применяются планетарные (книжные) сканеры.
В основе планетарного сканера – фотоаппарат или профессиональная матрица с повышенной светочувствительностью. Все остальные элементы направлены на обеспечение производительности и удобства
• формат сканера. Наиболее популярен формат А2. Формат А3 менее универсален при той же цене, формат А1 дороже;
• разрешение. Для документов с мелкими или нечеткими графическими элементами разрешения 300 dpi может быть не достаточно;
• предоставляемую техническую поддержку в регионе. Этот пункт важен, так как фотоаппараты имеют ограниченный ресурс срабатываний затвора.
Опять же, специализированные компании для большей производительности и снижения стоимости в большей степени используют сканеры на базе светочувствительных CCD-матриц.
В составе крупнейшего оператора оцифровки (ЭЛАР) – более 300 единиц планетарных сканеров для выполнения масштабных проектов.
Оцифровка сшитых документов – гораздо более медленный и дорогостоящий процесс по сравнению со сканированием расшитых. Поэтому для ускорения и удешевления работ, а также для сокращения сроков изъятия документов из текущей деятельности надо: либо выбирать компанию, которая может выделить на проект достаточный парк сканеров и персонал; либо расшивать документы. Известны примеры, когда компании приказом вводили возможность расшивки дел на период сканирования и значительно экономили средства (стоимость расшивки, сканирования на документном сканере и обратной сшивки часто ниже стоимости полистного сканирования на планетарном сканере).
Технологии сканирования и фотографирования сегодня гармонично сосуществуют. В оцифровке документов государственных учреждений и коммерческих компаний используется преимущественно сканирование. В отрасли культуры часто без фотосъемки не обойтись, но при этом учетные документы сканируются на планетарных сканерах, а картотеки – на документных.
Задачу определения оптимальных технологий можно переложить на аутсорсинговую компанию, заказав экспертизу. Главное – не забывать, что сканирование потребует подготовки.
Сканировать или фотографировать? Как выбрать технологию
Сканирование и фотографирование – две технологии, имеющие одни корни. В основе обеих лежит получение цифровых изображений путем восприятия светового потока от первичного изображения. Более того, сканирование «выросло» из фотографирования, и основой многих планетарных сканеров и сегодня являются фотоаппараты. Но профессиональная сканирующая техника сделала шаг вперед, и разработчики уделили внимание не только качеству получаемых изображений, а также производительности и надежности.
Выбор способа оцифровки определяется самими документами и объектами. Фактически есть три технологии.
Фотографирование
Требуются: фотоаппарат, осветительная аппаратура, опытный фотограф.
Фотографирование позволяет получать качественные цифровые изображения любых объектов: документов, предметов, интерьеров. Но имеет ключевой недостаток – низкую производительность.
Зачастую чтобы сделать один снимок, фотограф тратит 1–2 часа на поиск необходимого ракурса и выставление правильного освещения. Логично, что с такими временными издержками для массовых задач фотосъемка не применяется. Сегодня ее ниша – те работы, для которых сканеры принципиально не предназначены:
Также фотографирование применяется для макросъемки небольших объемных объектов. Наиболее показателен пример нумизматики: особенности мелкодетализированного рельефа можно передать, только правильно настроив освещение, с чем не справится практически ни один сканер.
У фотосъемки есть и значимая организационная особенность: она практически всегда осуществляется на территории заказчика. С одной стороны, это плюс, так как нет потребности в вывозе объектов съемки. С другой стороны, часто требуется сложное согласование и контроль доступа фотографа в помещения.
На больших объемах документов сканирование можно заменить фотографированием только со значительным снижением качества. В российской практике были прецеденты, когда по признаку наименьшей цены работы выигрывались и реализовывались группами студентов с мобильными телефонами. О качестве здесь речи не шло.
Чтобы обезопасить себя от такой ситуации при оцифровке документов, необходимо включить пункт о невозможности фотографирования в техническое задание.
Сканирование
Во всех случаях оцифровки сшитых и расшитых документов быстрее и дешевле использовать сканирование. Наиболее просто дела обстоят с расшитыми документами: в распоряжении огромный выбор документных сканеров различной производительности – от 20 до 340 страниц в минуту. Сканирующим элементом является CCD-сенсор – линейный светочувствительный элемент, способный считывать информацию с документа на огромной скорости и в достаточном для большинства задач разрешении 300–600 dpi.
Ввиду доступности оборудования, услуги сканирования расшитых документов оказываются многими компаниями.
Однако массовое сканирование накладывает повышенные требования к надежности техники. Ресурс обычного офисного сканера составляет 100–200 тыс. документов, после этого требуется смена изношенных элементов. Затраты на обслуживание растут, что приводит к увеличению стоимости самих услуг.
Специализирующиеся на массовой оцифровке компании используют профессиональные сканеры с ресурсом в миллионы листов. Поэтому при сканировании больших объемов могут предлагать более низкую цену.
При выборе подрядчика нужно обращать внимание на следующие моменты: какие гарантии безопасности документов (изношенность оборудования ведет к повышенной вероятности повреждения документов) он дает; сможет ли он выполнять индексирование документов параллельно со сканированием, чтобы не затягивать сроки и не увеличивать стоимость работ.
В типовом варианте планетарный сканер – фотоаппарат, закрепленный на жестком корпусе, настроенный на определенное расстояние, дополненный подсветкой, лазерной фокусировкой и программным обеспечением обработки изображений. Такая комплектация позволяет сканировать сшитые документы с разрешением от 300 до 600 dpi. На российском рынке есть несколько моделей подобного оборудования, в том числе российского производства, нужно лишь выбрать подходящее. При выборе сканера рекомендуется обратить внимание на:
Опять же, специализированные компании для большей производительности и снижения стоимости в большей степени используют сканеры на базе светочувствительных CCD-матриц.
Оцифровка сшитых документов – гораздо более медленный и дорогостоящий процесс по сравнению со сканированием расшитых. Поэтому для ускорения и удешевления работ, а также для сокращения сроков изъятия документов из текущей деятельности надо: либо выбирать компанию, которая может выделить на проект достаточный парк сканеров и персонал; либо расшивать документы. Известны примеры, когда компании приказом вводили возможность расшивки дел на период сканирования и значительно экономили средства (стоимость расшивки, сканирования на документном сканере и обратной сшивки часто ниже стоимости полистного сканирования на планетарном сканере).
Технологии сканирования и фотографирования сегодня гармонично сосуществуют. В оцифровке документов государственных учреждений и коммерческих компаний используется преимущественно сканирование. В отрасли культуры часто без фотосъемки не обойтись, но при этом учетные документы сканируются на планетарных сканерах, а картотеки – на документных.
Задачу определения оптимальных технологий можно переложить на аутсорсинговую компанию, заказав экспертизу. Главное – не забывать, что сканирование потребует подготовки.
Сканер документов из смартфона
Содержание
Содержание
Нужно срочно отправить документ, но поблизости нет сканера? В нынешней ситуации это довольно частое явление. Ради редкой работы с бумагами совсем не обязательно покупать домой принтер или громоздкий МФУ. Возможно, вам хватит только смартфона и приложений-сканеров для документов.
Чем сканеры отличаются от фотографирования
По большому счету, приложения-сканеры — это то же самое фотографирование документов. Их ключевое удобство — захват и фокусировка конкретно на бумаге и тексте. Обычный режим съемки может сместить фокус, и часть текста на документе окажется размытой и нечеткой, сканер наоборот — либо размывает, либо режет задний фон, оставляя сам документ максимально резким по всему периметру.
Редактировать получившуюся фотографию документа вы можете в любом привычном фоторедакторе, но в приложениях-сканерах делать это удобнее. Некоторые автоматически настраивают кривую резкости и контрастности, в других программах можно сделать это вручную с помощью простых и интуитивно понятных профилей без лишних функций.
К тому же у сканеров есть некоторые дополнительные полезные функции, о которых мы расскажем ниже. В одном отдельном приложении-сканере работать с документами гораздо проще, быстрее и удобнее, чем перемещаться между камерой-фоторедакторами-конвертерами.
Чтобы работа приложений была максимально эффективной, не держите во время съемки документ в руках. Положите его на любую ровную поверхность и расправьте лист, чтобы он не сгибался и не заламывался. Тогда результат будет идеально близок к работе стандартного сканера.
Google Drive
Самый простой способ, для которого зачастую даже не нужно устанавливать отдельные программы — воспользоваться приложением Google Drive, официальным облачным хранилищем от Google. Зайдя в свой аккаунт Диска, нажмите на + и выберите опцию «Сканировать».
Фокусировка и съемка происходят вручную, но сервис автоматически кадрирует изображение, обрезая лишнее вокруг документа, регулирует четкость и контрастность. Если вы не согласны с автоматическим преобразованием, можно обрезать и повернуть изображение вручную, а также выбрать один из трех цветовых профилей на выбор: черно-белый, цветной и цветной для рисования. Или вовсе оставить кадр в оригинальном виде. Также в настройках можно отключить авто-коррекцию изображения, заранее выбрать ориентацию и качество сжатия.
Google Drive сохраняет документы в формате PDF сразу на вашем облачном диске, откуда его уже можно экспортировать по нужным адресам.
Ever Note
Приложение, знаменитое в первую очередь как органайзер для заметок и дел, выручит нас и в работе с документами. Чтобы отсканировать документ, нужно выбрать опцию «Новая заметка» на главном экране и далее «Сделать фото».
Ever Note автоматически распознает в кадре документ и фокусируется на нем, щелкает кадр тоже автоматически. Он также способен отличить отдельно визитки и сразу обрезать их по краю. Контрастность приложение настраивает тоже самостоятельно и вмешаться, отредактировав изображение по-своему, непосредственно в Ever Note нельзя. Можно только выбрать формат сохранения — фото, документ, цветной документ, визитка и т. д. В эти форматы уже встроены профили кадрирования и обработки изображения. В целом, у Ever Note максимально простой и непритязательный функционал.
Tiny Scanner
Tiny Scanner — уже более продвинутый, но тем не менее простой по функционалу сканер. Он способен распознавать документы на кадре, а также может работать с уже готовыми фотографиями.
Плюс этого приложения — гибкая ручная настройка изображения. Есть несколько готовых и интуитивно понятных профилей контрастности и цвета, можно вручную настроить формат кадра. Еще одно приятное достоинство — документы сохраняются и в PDF, и в JPG. Здесь же в приложении можно сразу переслать готовый документ адресату через нужное приложение.
Adobe Fill and Sign DC
При этом не нужно каждый раз фиксировать подпись заново — приложение сохраняет все ваши введенные данные. Можно также сохранить несколько разных подписей. Есть еще и подробное поле личных данных, которые вы также можете впоследствии импортировать в различные договоры или заявления. Готовый, заполненный через Adobe Fill and Sign DC, документ выглядит вполне правдоподобно и аккуратно. Файлы сохраняются в PDF, есть удобное хранение документов внутри приложения.
ABBYY FineScanner
Это приложение занимает на смартфоне достаточно много места и представляет собой не просто сканер, а целый органайзер конкретно для документов. Здесь предусмотрена удобная система хранения файлов по папкам, каждому изображению можно задать не только имя, но также присвоить теги и метки для быстрого поиска и группировки. Кадрирование, выбор цветовой палитры, распознавание документа в кадре — это все присутствует. Но еще одна индивидуальная фишка ABBYY FineScanner — экспорт текста с документа. Приложение может распознать напечатанный на листе текст и конвертировать его в редактируемый текстовый TXT-формат. Правда, без какого-либо форматирования, но работает достаточно точно.
В бесплатной версии доступны только несколько языков и ограниченное количество экспорта текста. По платной подписке — более 120 языков и безлимитная работа с файлами.
Электронный документ и сканы: в чем разница для налоговиков
Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа.
Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.
Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.
Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте
При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки. У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?
Откровенно говоря, сами налоговики пока не все понимают в ЭДО. Бухгалтеры тоже путаются. Давайте разбираться вместе. Мы подготовили тренинг «Электронная первичка: доверять, проверять, использовать». Это не просто семинар, это тренинг с глубоким погружением, взрывом сознания и счастливым концом. Интересный формат. Тренинг пройдет 20 февраля в Москве.
Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).
При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.
Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е. он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.
Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.
Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.
А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.
Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.
Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа. При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.
Тренинг ведет Лапина О.Г. — к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ II класса, автор книги-бестселлера «Годовой отчет: сдаем в срок и без ошибок с учетом практики налоговых проверок». Она обещает три ступени обучения на мероприятии:
1) понимание того, что такое электронная первичка;
2) знание нюансов передачи электронных документов в налоговую;
3) приобретение навыков чтения форматов и практическое ознакомление с возможностями использования скрытых (неявных) полезностей форматов, утвержденных ФНС России.
Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями
Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?
Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.
Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).
При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.
Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).
Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.
Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»