Сканирование и ксерокопия в чем разница
В чем разница между копированием и сканированием документов
Популярные
Какой аппарат лучше купить – копир или сканер? А может, остановить выбор на мультифункциональном устройстве?
Давайте рассмотрим эти вопросы
Итак, копирование документов – это их размножение на бумажных носителях. “Прогнав” бумагу через копировальный аппарат, мы получим тот же документ во множестве экземпляров. В народе это называется “ксерокс”. Поскольку пару десятков лет назад самым известным копиром был аппарат марки Ксерокс (Xerox), то и получаемые копии, и даже сам процесс копирования в России стали называть именно так. Количество копий, которые можно снять с документа, не ограничено. Всё, что для этого понадобится – белая бумага нужного формата.
Сканирование документов
А вот для сканирования документов никакой бумаги не нужно. Сканер тоже создаёт копию документа, но в электронном виде, и сохраняет её на компьютере. Выглядит это как фотография. На этом “снимке” графически отображается любой текст, картинка, таблица, чертёж и т.д.
Так что же всё-таки выбрать
Снятие копий – хороший вариант, если одну и ту же бумагу Вам нужно “подшить” в разные папки. К примеру, Вы ведёте бумажный архив, состоящий из множества папок: “Документы длительного хранения”, “Документы по личному составу” и т.д. В этом случае копировальный аппарат станет Вашим верным помощником.
Работает автономно
Если архив фирмы электронный или Вы планируете создать таковой в скором времени – здесь не обойтись без сканера. Подумайте, как удобно: каждый оцифрованный файл сразу же отправляется в нужную папку архива. А перед этим виртуальную копию можно будет обработать в специальной программе. Скажем, распознать нечёткий текст или изменить яркость картинки. К тому же сканирование документов позволит быстро разослать их по электронной почте множеству абонентов.
Многофункциональное устройство
Если же Вам необходимо и копирование, и сканирование документов, есть экономичный выход – МФУ (многофункциональное устройство). Сначала этот аппарат создаёт цифровую копию оригинала, а затем, если нужно, выводит её на печать.
Что значит сканировать документ
Сканирование – это процесс преобразования информации с реального физического носителя в электронный вид. Проще говоря, сканирование означает оцифровку любого документа или другой информации. Например, у вас есть старые фотографии, которые уже утрачивают свой внешний вид. Тогда с помощью устройства (отдельного сканера или МФУ) можно простыми действиями перенести фотографию в компьютер, а затем делиться файлами с друзьями, знакомыми. Аналогично можно делать с любыми документами – паспортом, свидетельством о рождении, идентификационным кодом и другими.
В последнее время сканирование документом набрало большую популярность. Различные операции оформляются удаленно, не надо ездить в офисы. Надо лишь отправить скан-копию представителю компании и оформление сделается без личного присутствия.
Как происходит процесс сканирования
Опишем принцип действия планшетного сканера, который наиболее распространен.
Само сканирование происходит не за один раз, а постепенно. За определенный шаг моторчика обрабатывается только одна полоска. Конечный результат представляет собой объединение всех полос в одну картинку.
Инструкция по сканированию для пользователя очень подробно описана в статье «как сканировать документ».
Отличие сканирования от копирования
Сканирование на выходе дает цифровую копию документа, хранящуюся на компьютере или другом носителе (флешке, телефоне), а копирование – физическую. То есть результатом работы сканера является полученный на ПК в разных форматах файл (скан). Копир же дублирует информацию на другой листок.
Устройства по методу считывания информации с носителя одинаковы между собой, но вторая часть работы отличается. В первом случае (сканер) всегда нужен персональный компьютер, который и получает информацию, сохраняемую в файл. К тому же необходимо правильно подключить аппарат к компу и произвести установку, в том числе и драйверов. Во втором работа делается без дополнительной техники. Копир сначала считывает данные с носителя, а затем переносит их краской на новый лист.
Статья по теме: как подключить и настроить сканер на компьютере.
Цифровые документы можно в дальнейшем видоизменять, редактировать, делиться по почте, скидывать на флеш-накопители и другие объекты памяти. С бумажной копией таких действия выполнить не получится.
Поэтому, если основная задача состоит в сохранении информации, то более разумным будет сделать именно сканирование, а в будущем при необходимости распечатать информацию на бумагу обычным принтером.
Идентичный способ считывания позволил объединить оба устройства в одно – МФУ (многофункциональное устройства), которое часто еще называется 3 в 1 (принтер, сканер и копир).
Разница между сканированием и копированием
В каталогах магазинов электроники МФУ основательно теснят моноустройства. В большинстве случаев это недорого и удобно, только иногда функционал оказывается востребованным не весь. Кто-то не понимает, чем отличается сканирование от копирования, ибо новенький аппарат работает только в качестве принтера. Пора бы сойти с обочины технического прогресса и разобраться наконец в этих простых операциях.
Сканирование – получение копии документа с помощью сканера в цифровом формате для ввода ее в компьютер.
Копирование – получение точной копии (или множества копий) документа на бумажном носителе с помощью копировального аппарата.
В основе обоих процессов лежит технология считывания изображения с поверхности плоского носителя светочувствительными элементами. Только цели совершенно разные, в чем и состоит основное отличие сканирования от копирования: сканер создает файл, а копир выдает распечатку. Объединение двух разных устройств в МФУ стало возможным как раз из-за идентичности способа обработки исходного документа.
Сравнение
Копировать документы приходилось каждому, и далеко не десяток раз, поэтому с процессом более-менее знакомы все: в аппарат закладывается оригинал, дается команда, через несколько секунд в лотке выдачи появляется точная копия на листе бумаги. Со сканерами же некоторое время назад имели дело профессионалы, оцифровывающие книги и фотографии, но с развитием электронного документооборота в необходимости этих устройств убедились все пользователи.
Сканирование позволяет получить копию документа с бумажного носителя в цифровом виде. Для компьютера и страница с текстом, и картинка, и схема будут представлены в формате графическом, будто фотография. После сохранения на диск с этими файлами можно будет работать дальше: специальные программы позволят распознать текст и отредактировать изображение, отправить их по электронной почте, передать по сети, сохранить в архиве. Копирование же не дает таких широких возможностей: с полученными распечатками можно совершать лишь те же действия, что и с оригиналом.
Работа со сканером требует обязательного подключения к ПК: необходимо не только настроить режим (указать разрешение, цветность, качество), но и определить папку для сохранения полученных файлов. Как правило, к любой модели прилагается фирменное программное обеспечение, позволяющее редактировать изображения. Портативные аппараты сохраняют сканы на встроенный накопитель или внешнюю карту памяти, однако работать с ними можно только посредством ПК (ноутбука, планшета или смартфона).
Копировальным аппаратам (в просторечии часто называемым «ксероксами») не нужно подключение к другой оргтехнике, они полностью автономны. По сути, простой копир состоит из сканирующего и печатающего устройств в одном корпусе. Настройки процесса (количество копий, их качество, порядок печати) задаются с панели управления.
Как потребители мы видим, в чем разница между сканированием и копированием: первое оказывается весьма экономично. Оно не требует расходных материалов: для создания цифрового файла нужен только оригинал документа. Получение же бумажной копии затратно ровно настолько, насколько затратна печать: бумага, картриджи с тонером, сам тонер или услуги заправки стоят денег.
Современные МФУ позволяют объединить два рассматриваемых процесса: поверхность оригинала сканируется, создается цифровое изображение, а затем, в зависимости от полученного задания, оно либо сохраняется в файл, либо распечатывается. При малой загруженности автономные принтер и сканер, подключенные к ПК, могут заменить копировальный аппарат.
Объясняем, что значит сканировать документ и что это такое
Что значит «сканировать»
Рассмотрим процесс получения электронных сканов более детально. Для этого стоит глубже погрузиться в работу такого офисного оборудования, как сканер.
Чем отличается сканирование от копирования
Основным отличием сканирования от копирования является конечный результат обеих операций. В первом случае мы получим цифровой аналог документа в виде файла на диске компьютера или ноутбука, а во втором — копию в бумажном формате, аналогичную оригиналу. Такой вариант еще называют «ксероксом» или «ксерокопией».
Для сканирования нужно использовать сканер, а для копирования можно применить и его, и ксерокс. Но внутри процесса лежит одна основа — считывания лазером данных с источника и либо сохранение в электронный файл, либо его моментальная распечатка без хранения на компьютере. Аппараты МФУ для обеих задач используют одно устройство — стеклянный планшет с лампой. Таким образом объединяя в себе сразу сканер и ксерокс.
Скан, если его сохранить в нужный формат, в будущем можно изменять, вносить правки и выполнять другие необходимые манипуляции. Текст легко распознается специальными программами для таких целей, а фотографии улучшаются в качестве за счет правильных настроек утилиты сканирования. Копии не могут быть изменены.
К недостаткам сканера можно отнести, очень часто, невозможность выполнения своей работы без подключения к персональному компьютеру. А также такое оборудование требует настройки не только соединения, но и параметров работы. Что часто для неопытных пользователей может стать проблемой. Ксерокопирование не требует подключения к ПК. Ксероксу достаточно наличия электроэнергии и он уже может выполнять свои задачи.
Все о копировально-множительном аппарате
Термин «ксерокс» уже стал нарицательным именем обычного копировально-множительного аппарата и широко используется в разговорной речи. Под этим понятием подразумевают специализированную технику для создания копий текста, иллюстраций, графиков с бумажных носителей в производственных масштабах. Основная задача машины – автономное копирование в больших объемах. Копир способен производить в среднем до 999 копий за один цикл, причем оператору не потребуется какое-либо вспомогательное оборудование. Все управление сосредоточено на небольшой панели, где расположено всего несколько кнопок и ЖК- дисплей.
Принцип работы копира
Устройство современных копировально-множительных аппаратов существенно отличается от тех образцов, которые были выпущены компанией Xerox в 60-х годах прошлого столетия. Они стали компактнее и намного функциональнее.
Принцип работы копира заключается в трех основных этапах.
Результатом становится копия исходного документа. За одну минуту копир делает порядка 20 экземпляров, следовательно, на изготовление 1000 копий уходит менее одного часа. В отличие от принтера, этот показатель нельзя назвать максимальным, но копир может производить операцию сотни раз, для чего его оснащают вместительными лотками для бумаги.
Конструктивно аппарат довольно прост. В верхней части, как правило, установлено сканирующее устройство, на фронтальной стороне расположена панель управления и экран. Снизу установлены лотки для бумаги, а лоток для подачи готовых копий находится посредине.
Внешнее исполнение аппарата зависит от его технических характеристик, стандартные габариты соразмерны с параметрами небольшой тумбы.
Технические характеристики аппарата
К основным техническим характеристикам можно отнести лишь те, которые влияют на качество копий.
Все копировальные аппараты питаются от сети, энергопотребление в режиме ожидания редко превышает 50 Вт/ч, в процессе печати потребляемая мощность возрастает до 1 – 1,5 кВт/ч.
Стандартный набор функций встречается только в устаревших аппаратах или самых простых модификациях. Последние разработки инженеров позволили внедрить в базовый комплект ряд вспомогательных опций:
Прогрессивным решением стало совмещение в одном корпусе нескольких ключевых функций, наиболее необходимых для делопроизводства или работы типографии: печать, сканирование, копирование. Такие аппараты получили название многофункциональные устройства (МФУ).
Разница между ксероксом, принтером и сканером
Копировальные аппараты по своим функциям частично пересекаются с такими популярными устройствами, как сканер и принтер, однако между ними существует определенная разница.
Сканер от ксерокса отличается тем, что он предназначен для переноса текста или изображения с бумажного носителя в электронный формат. Это может быть текстовый документ (doc.), изображение (tiff., jpg., png.) или один из системных форматов. Часто опцион такой техники расширяют такими полезными программами, как распознавание текста и форматирование его в определенный текстовый файл, изменение настроек (яркость, контрастность), отправка файла на электронную почту или автосохранение на ПК по указанному адресу.
Принтер от ксерокса отличает своим функционалом. Аппарат чаще всего работает совместно с ПК или различными гаджетами, его основное назначение – перенос информации из электронного формата на бумажный носитель. Расширение опций заключается в печати с внешних носителей или через беспроводную сеть, одно- или двухсторонняя автоматическая печать. Корректировать содержимое исходного документа принтер не способен.
Вреден ли ксерокс для здоровья человека
Во время печати копир выделяет вредные органические газы, в которых могут содержаться канцерогенные вещества: толуол, бензол, трихлорэтан, ксилол и другие. Компонентами покрытия для фотобарабанов служат такие химические вещества, как сульфид кремния, селен. Когда изображение переносится на бумагу, эти вещества испаряются и могут попасть в организм.
Многих сотрудников фирм или государственных учреждений интересует, вреден ли ксерокс для здоровья на самом деле, и как снизить его потенциальную опасность при взаимодействии с аппаратом. Точный ответ на вопрос дан медицинскими специалистами и подробно изложен в СанПиН от редакции 2003г. Правила использования копировальной техники регламентированы нормами СанПиНа (пункт 2.2.2.1332-03):
Потенциально опасное воздействие копировального аппарата можно существенно снизить, соблюдая рекомендации медицинских сотрудников.
Таким образом, становится ясно, что использование аппаратов небезопасно. Вредные для человека компоненты и испарения от печатающего устройства способны спровоцировать онкологию, аллергические реакции, их воздействие негативно сказывается на общем состоянии человека.
Сотрудники различных организаций, чье рабочее место укомплектовано копиром, отмечают повышенную усталость и утомляемость, раздражение слизистых глаз и носоглотки, нервное перенапряжение, вызванное постоянным присутствием навязчивого шума.
Однако не стоит преувеличивать вред аппаратов для человека. Основным критерием опасности является концентрация химических веществ в воздухе, а к негативным последствиям приводит избыточное скопление этих веществ в организме. Кратковременное использование копира дома или в небольшом офисе едва ли навредит человеку, особенно при соблюдении рекомендаций врачей.
Современные модификации копировальной техники стали прорывом в делопроизводстве, индустрии рекламы и печати. Аппараты просты в использовании и обладают понятным управлением. При соблюдении норм, установленных медицинскими специалистами, устройство не нанесет вреда организму и увеличит производительность труда, что повысит результат деятельности человека.