Бесшовная интеграция 1C CRM с учетными решениями 1C. Демонстрация на примере 1C CРM 8.3 и КА 1
В этом видео мы расскажем о бесшовной интеграции 1C CRM с учетными решениями 1C.
0:26 что такое бесшовная интеграция? 0:46 показания к применению 1:31 почему нельзя просто обновить систему? 2:57 пример бесшовной интеграции 3:20 карточка клиента 3:49 подбор товара 5:20 отслеживание платежных средств 6:01 выписка реализации в учетной системе
Итак, что же такое бесшовная интеграция? Это возможность в рамках выполнения определенного процесса, происходящего в одной информационной системе (ИС), незаметно для пользователя переходить к работе в другой ИС. Иными словами пользователь находится в привычном ему интерфейсе 1C CRM и получает все необходимые ему данные не заходя в учетную систему.
Бесшовную интеграцию мы рекомендуем использовать: — когда в вашу конфигурацию невозможно встроить модуль 1C CRM. — если вы используете любую конфигурацию кроме последних версий: 1С, УТ11, КА 2, ERP 2, УНФ 1.6. — если у вас уже внедрена какая-либо из этих конфигураций, но предыдущих версий. Тогда у вас есть выбор обновиться и встроить конфигурацию, а если обновление невозможно, применить бесшовную интеграцию. — необходимость внедрения отдельно стоящей CRM (по политическим причинам или из соображения безопасности).
Далее мы расскажем, как выглядит бесшовная интеграция на примере базы 1C CRM 3 версии и КА 1.
Итак, в КА мы завели 2 позиции номенклатуры, установили цены и завели начальные остатки на склад, для того чтобы показать, как эту информацию будет визуализировать система 1C CRM. Имитируем ситуацию, будто к нам обратился новый клиент. Заводим для него счет и готовимся ответить ему на запрос об интересующем его товаре, о его количестве и цене. Поскольку клиент новый, заносим его в базу, указываем контактные данные: номер телефона, адрес, электронную почту. В последующем эти данные перенесутся в учетную систему, информация по клиенту выгрузится вместе со счётом. На вкладке «счет на оплату» мы выбираем склад, с которого будет производиться подбор товара и выбираем нужную номенклатуру. Видим, что отображается остаток на складе и актуальные цены. Если цены или остаток меняются, то и информация в режиме реального времени в CRM будет откорректирована. При указании количества товара нужного клиенту, данные переносятся в табличную часть. Здесь же можно указать, какие скидки предоставленны клиенту. После создания счёта он мгновенно загружается в КА. После проведения заказа в учетной системе он становится недоступен для редактирования на стороне CRM системы. Такая логика была принята для поддержания непротиворечивости заказа.
Следующим шагом менеджер должен отследить поступление денежных средств по этому заказу. Чтобы проверить это, заводим платежку, будто бы клиент оплатил часть заказа, и посмотрим, какой отклик придет в системе CRM. В CRM системе видно, что статус заказа обновился и платеж поступил, но только частично. На закладке «оплата» видим поступившую сумму. Теперь возвращаемся в основную систему и дополучим оставшиеся денежные средства. В результате на закладке «оплата» видно 2 платежа.
Следующий шаг это выписка реализации в учетной системе. Его выписывают либо бухгалтерия, либо склад. В любом случае эти документы создаются, а мы со стороны CRM системы должны убедиться в выполнении обязательств перед клиентом. На вкладке «отгрузка» видно, что товар полностью отгружен, появилась информация об объеме отгруженных товаров.
Помимо показанного бесшовная интеграция может быть также дополнена приказами на отгрузку или резервирование, обменом какими-либо уникальными данными характерными только для вашей компании или вашей предметной области.
Чат-бот – эффективный помощник для HR-служб. Новые возможности автоматизации.
Бесплатный вебинар: Как организовать договорную работу с помощью программы 1С:Документооборот.
1С: Документооборот (1С: ДО) – современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей организации работы с документами и бизнес-процессами компании.
1С: ERP Управление предприятием 2 («1C: ERP») — это инновационное и эффективное решение от компании «1С» для создания комплексной информационной системы управления любым предприятием.
Настройка бесшовной интеграции расширит спектр возможностей обеих систем.
Процессы 1С: ДО и 1С: ERP часто тесно переплетены между собой и являются логично связанной цепочкой одного комплексного бизнес-процесса. 1С: ERP содержит большой перечень документов по направлениям и простые задачи в виде заданий. 1С: ДО, в свою очередь, позволяет настроить неограниченное количество видов документов и сложные маршруты обработки документов. Поэтому для эффективной работы очень важна высокая степень интеграции между ними.
Бесшовная интеграция позволяет работать с данными системы «1С: Документооборот» из интерфейса 1С: ERP, а также пользоваться такими возможностями программы, как запуск бизнес-процессов, отправка писем, просмотр связей и переписки по документу и т.п. Она избавит от постоянных переходов из программы в программу: в карточках документов 1С: ERP появятся гиперссылки, по которым можно открыть связанные с ними документы «1С: Документооборот».
«1С: Документооборот» обеспечивает простую и технологичную интеграцию на единой платформе «1С: Предприятие». И самое важное – настройки интеграции уже готовы и в «1С: Предприятии», и в типовых решениях. Список типовых решений и ограничения представлены в Таблице 1.
Конфигурация
Бесшовная интеграция
Синхронизация данных
«1С: Документооборот», редакция ПРОФ
«ERP Управление предприятием 2», редакция 2
«Управление торговлей 8», редакция 11
«Бухгалтерия государственного учреждения», редакция 2.0
Для более ранних решений интеграция с 1С: Документооборот возможна, но для этого в конфигурацию необходимо будет самостоятельно внедрить модуль интеграции.
Разберемся какие действия нужно сделать для того, чтобы использовать максимум возможностей бесшовной интеграции при работе с документами.
В данной статье не рассматривается настройка объектов в системе 1С: Документооборот, принимаем за факт, что система уже настроена в части интегрируемых объектов.
Для настройки бесшовной интеграции между 1С: Документооборот КОРП и 1С:ERP необходимо:
Рассмотрим по пунктам.
Публикация базы
Интеграция 1С: ДО реализована через веб–сервисы, поэтому необходимо опубликовать базу 1С: ДО на веб-сервере. Для публикации подойдет любой веб-сервер.
Для возможности работы с системой через веб-интерфейс или мобильное приложение публикация базы также необходима.
После публикации проверяем работу системы через браузер и переходим к следующему пункту.
Рисунок 1 «Запуск системы через веб-браузер»
Настройка синхронизации данных
Для использования бесшовной интеграции рекомендуется настроить синхронизацию нормативно-справочной информации между базами, чтобы избежать дублирования элементов справочников и прочих непредвиденных ситуаций при миграции элементов из одной базы в другую.
В комплект поставки «1С: Документооборот» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С: Предприятие 8». Используя эти правила, можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами. Также есть возможность разработать и использовать свои планы обмена для решения узкоспециализированных задач.
В «1С: Документооборот» синхронизация данных настраивается в разделе «Настройка и администрирование».
Рисунок 2 «Настройка синхронизации данных в 1С: ДО»
В системе есть помощник настройки, где пошагово описаны все необходимые действия.
После синхронизации данных необходимо настроить параметры интеграции, определить перечень интегрируемых объектов и настроить правила интеграции.
Настройка интеграции
Есть несколько вариантов использования возможностей бесшовной интеграции, можно использовать их частично или в комплексе все сразу. Внизу каждой настройки есть подробное описание возможности использования. Можно использовать бесшовную интеграцию только как возможность работать с задачами 1С: ДО из интерфейса учетной системы или только как файловое хранилище.
Рисунок 6 «Настройка интеграции»
Комплексное использование всех возможностей позволяет связывать документы между собой, смотреть историю их согласования, связанные с ними документы, запускать бизнес-процессы 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP и другое.
Для возможной связки документов необходимо определить перечень интегрируемых документов и правила интеграции.
Определение объектов и настройка правил интеграции
Каждый программный продукт 1С, который поддерживает бесшовную интеграцию, имеет свой перечень доступных интегрируемых объектов с 1С: Документооборот. 1С: ERP имеет самый обширный перечень объектов, который включает в себя почти все направления деятельности.
Если для объекта настроено правило интеграции, слева будет установлена зеленая галочка, а внизу указана ссылка на правило.
Со стороны 1С: Документооборот доступны следующие интегрируемые объекты:
На момент настройки правил интеграции работа с объектом должна быть возможна в каждой базе.
Например, для настройки правил интеграции договора аренды необходимо, чтобы в системе 1С: Документооборот был настроен вид внутреннего документа «Договор аренды» со всеми необходимыми атрибутами: состав реквизитов, шаблон документа, нумератор, папка хранения в системе, шаблон бизнес-процесса, права доступа. В системе 1С: ERP также требуется произвести все настройки для работы с договором.
Только после того, как в каждой системе можно полноценно работать с объектом, можно создать новое правило интеграции.
Рисунок 7 «Правила интеграции»
При настройке правила интеграции сначала указывается соответствие объектов баз. Для одного объекта может быть настроено несколько правил интеграции. В этом случае, при создании документа на основании текущего, будет открываться форма выбора объектов, доступных по настроенным правилам. Если связь по правилам единичная, то документ будет создаваться автоматически по единственному возможному правилу.
Рисунок 8 «Правило интеграции»
Когда соответствие объектов установлено, необходимо сопоставить реквизиты данных объектов и выбрать способ их заполнения. Настройка осуществляется на двух вкладках: «Передача в 1С: Документооборот» и «Получение из 1С: Документооборота». Слева всегда указан состав доступных реквизитов системы, где будет создаваться документ.
При создании правила часть соответствий реквизитов устанавливаются автоматически. Если выбран шаблон документа, реквизиты, заполненные в шаблоне на стороне 1С: ДО, также автоматически будут сопоставлены. Для того, чтобы скорректировать или настроить способ заполнения, необходимо открыть нужный реквизит двойным щелчком мыши.
Есть 4 способа заполнения реквизита. Из реквизита конфигурации – прямое сопоставление реквизитов, из указанного значения – фиксированное значение реквизита, из выражения на встроенном языке – произвольная комбинация. Здесь же указывается необходимость обновления, в случае внесения изменений в другой системе.
Рисунок 9 «Способы заполнения реквизита»
В некоторых объектах есть возможность автоматического добавления печатных форм в момент передачи объекта в 1С: ДО. Можно выбрать формат добавления формы.
Рисунок 10 «Добавление печатных форм при передаче в 1С: ДО»
После того, как правила интеграции настроены, можно использовать бесшовную интеграцию в работе.
Возможности бесшовной интеграции 1СДокументооборот – 1С:ERP на примере договора аренды.
Когда бесшовная интеграция настроена, при входе в программу 1С:ERP необходимо авторизоваться в системе 1С:ДО, ввести свой логин и пароль. Пользователи системы создаются в каждой базе и имеют свои права доступа. Рекомендуется, чтобы наименования пользователей были идентичны.
После авторизации, на начальной странице в системе 1С: ERP появится список задач 1С: ДО с типовыми возможностями работы с задачей: перенаправление, возможность задать вопрос, принять к исполнению или поставить подзадачу.
Рисунок 11 «Начальная страница 1С:ERP»
Если договор первоначально был создан в системе 1С: Документооборот, то на определенном этапе, например, когда приложена скан-копия подписанного с двух сторон договора, поступает задача «Создать договор в 1С: ERP». При открытии карточки задачи, справа вложен договор, необходимо открыть его карточку.
Если настроено правило интеграции, в карточке договора есть ссылка «Создать договор», при нажатии которой, в соответствии с правилами, автоматически формируется карточка договора в системе 1С: ERP. Реквизиты, соответствия которых были указаны в правиле, заполняются автоматически. При необходимости можно дозаполнить карточку.
Рисунок 12 «Создание карточки договора в 1С:ERP»
После записи договора в 1С: ERP карточки договора двух систем связываются между собой, позволяя пользователю видеть всю историю обработки договора в 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP на вкладке «Документооборот».
На вкладке доступна информация:
Рисунок 13 «Связанные карточки договоров»
Рисунок 14 Вкладка «Визы согласующих лиц»
Рисунок 15 Вкладка «Связанные документы»
Рисунок 16 Вкладка «История переписки»
Если документ первоначально создается в 1С: ERP, создание договора в 1С: ДО и запуск бизнес-процесса осуществляется сразу, в момент создания, на вкладке «Документооборот».
Рисунок 17 «Создание договора в 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP”
Карточка договора создается автоматически по настроенным правилам, документы двух систем связываются между собой. Далее на основании документа можно запустить бизнес-процесс по шаблону.
Рисунок 18 «Запуск бизнес-процесса»
Вся дальнейшая история документа: связь с дополнительными соглашениями, актами, счетами и прочими документами будет доступна из интерфейса 1С: ERP, в карточке договора. Любой документ можно открыть, посмотреть его историю.
Бесшовная интеграция позволяет пользователям сократить время работы с документами, работать в одном интерфейсе и иметь перед глазами логически связанную цепочку документов и бизнес-процессов.
Механизм интеграции простой в настройке и использовании, успешно применяется во многих компаниях.
Деятельность любой компании – это комплекс взаимосвязанных бизнес-процессов. От эффективности их работы напрямую зависит и эффективность предприятия в целом. Ведь чем слаженнее взаимодействуют между собой подразделения, тем меньше потерь временных, управленческих и финансовых ресурсов происходит.
Именно по этой причине, на крупных предприятиях возникает необходимость сочетать функционал существующих решений для автоматизации, с дополнительными актуальными инструментами для ведения совместной работы между отделами.
Примером такого взаимного дополнения являются решения 1С:ERP и 1С:Документооборот.
Система 1С:ERP позволяет в комплексе автоматизировать управление и учет на средних и крупных предприятиях в самых разных отраслях. 1С:Документооборот в свою очередь обеспечивает обширные возможности по контролю исполнительской дисциплины, повышению качества готовых документов, сокращению времени на совместную работу с ними.
Большим преимуществом интеграции этих программ друг с другом является то, что проходить она может «бесшовно». В процессе работы переход из одной конфигурации в другую незаметен для пользователя, все задачи решаются «в одном окне». А вот добавление перечня полезных функций проигнорировать никак не получится.
Среди них возможности:
Интеграция решений поможет пользователям ERP избежать трудозатрат по вводу одних и тех же данных в разные системы, обеспечит единую информационную среду для всех сотрудников компании.
Как это работает?
В обычной ситуации, при отсутствии интеграции систем наши процессы выглядят следующим образом:
Документ формируется в одной информационной базе, далее происходит согласование и обмен документами в другой базе, после этого продолжается оформление вновь в первой.
Но что если бы мы объединили эти две системы? В таком случае наша работа проходила бы в единой базе, без необходимости разделять один бизнес-процесс на несколько учетных систем.
Такой подход экономит время и исключает возможность потери данных.
После интеграции систем, появляется возможность на основании документа «Заказ клиента» в 1С:ERP создавать внутренние процессы, отправлять на согласование файлы, отслеживать выполнение задач. Кроме того, к конкретному Заказу клиента можно присоединять входящие и исходящие документы, связанные с ним, что позволяет видеть все материалы по заказу в одном месте. Хранение файлов обеспечивается системой 1С:Документооборот.
Создание процесса на основании «Заказа клиента» прямо из карточки документа:
Присоединение связанных файлов к карточке заказа:
Как настроить интеграцию?
1. Установить конфигурации 1С: Документооборот и 1С: ERP.
2. Опубликовать 1С: Документооборота на веб-сервере.
3. В 1С: ERP перейти в раздел «НСИ и Администрирование» и выбирать «Интеграция с Документооборот». Указать адрес расположения базы 1С:Документооборот.
4. Настроить сопоставление данных и правила обмена между двумя ИБ:
5. Вывести на рабочий стол 1С:ERP интерфейс задач 1С:Документооборота:
На что обратить особое внимание?
В программе 1С:Документооборот достаточно разветвленная и сложная настройка прав пользователей. В процессе интеграции, могут возникать сложности в сочетании прав, доступных сотруднику в двух разных системах.
При некорректной настройке интеграции, в части сопоставления данных могут появиться задвоения нормативно-справочной информации. Необходимо будет сопоставить справочники и массив дополнительных данных, привести их в единый вид.
В процессе такой настройки понадобится подключить дополнительные веб-сервисы, а значит необходимо обязательно предусмотреть постоянный доступ к сети интернет. Это понадобится для подключения к опубликованной в вебе базе Документооборота.
Отдельное внимание стоит уделить обучению пользователей. 1С:ERP достаточно сложная и объёмная система, при добавлении в нее дополнительного функционала Документооборота, важно детально объяснить пользователям механизм работы с новыми инструментами. При недостатке обучения сотрудники не смогут в максимально быстрые сроки начать использовать новые возможности эффективно. Может возникнуть негативная реакция на нововведения.
Поскольку 1C:ERP обычно используют крупные компании, они часто дорабатывают систему под специфические требования отрасли или уникальные бизнес-процессы. Требования к интеграции с Документооборотом в такой ситуации тоже могут быть нестандартными. Для решения таких задач мы рекомендуем привлекать профессионалов.
За подробной информацией по системе «1С:ERP», «1С:Документооборот» и их бесшовной интеграции обращайтесь к нашим специалистам.
Бесшовная интеграция 1С:Документооборот с учетными программами
Нередко на практике мы сталкиваемся с тем, что организации работают не в одной, а в нескольких учетных программах: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление торговлей, 1С:CRM и т. д. Как объединить их между собой, чтобы обеспечить единое рабочее пространство? «Бесшовная» интеграция для решения задач в «одном окне». Разберем, как это работает на примере 1С:ERP и 1С:Документооборот.
Затрудняетесь с выбором программы для ведения документооборота? Эксперты новосибирского филиала «1С-Рарус» помогут, подскажут, проконсультируют по вопросам приобретения и сопровождения.
В процессе реализации проекта по переходу с программного продукта «1С:Управление производственным предприятием» на 1С:ERP поступил запрос на осуществление интеграции 1С:ERP с уже существующей в компании системой 1С:Документооборот. Цель — создание единого информационного пространства на предприятии.
Для описания содержания требований и процедур сдачи-приемки реализованной функциональности бесшовной интеграции был разработан документ «Спецификация требований». В нем определен и зафиксирован перечень объектов, которые необходимо интегрировать между программными продуктами, а также направления миграции:
Поскольку библиотека для бесшовной интеграции встраивается в типовые решения «1С», то настройка происходит без внесения изменений в конфигурацию. Но перед этим рекомендуется синхронизировать нормативно-справочную информацию 1С:Документооборот с учетной программой. Это позволяет избежать дублирования элементов справочников и других неприятных ситуаций при переносе объектов из одной базы в другую.
Непосредственно сама настройка была проведена в 4 этапа:
За обновление реквизитов связанных объектов отвечают два регламентных задания:
Таким образом, совместное использование дополнило 1С:ERP функционалом 1С:Документооборот:
Например, реализована такая возможность, когда менеджер по продажам из карточки документа «Заказ клиента» в 1C:ERP формирует внутренний документ «1С:Документооборот» и запускает по нему бизнес-процесс. Отправляет его на согласование и контролирует исполнение процесса.
Также предусмотрено создание контрагентов в 1С:Документооборот без непосредственного входа в программу. Для этого настроено правило: пользователь, ответственный за ведение нормативно-справочной информации, в карточке контрагента в 1С:ERP переходит по гиперссылке и в несколько кликов создает связанный объект в 1С:Документооборот.
Кроме того, пользователи, участвующие в обработке и согласовании Служебных записок на оплату, Договоров, Дополнительных соглашений к договору и Приложений к договору получают доступ к задачам, файлам и истории согласования данных документов в 1С:ERP.
Такое совместное использование учетной программы и 1С:Документооборот экономит время и избавляет от перехода из одной информационной системы в другую.
Автор статьи
Ольга Гришина, Специалист Центра корпоративных проектов «1С-Рарус» в Новосибирске.
