Сводные таблицы в excel для чего они нужны
Создание сводной таблицы в Excel
Сводные таблицы в программе Excel предназначены для быстрой группировки больших объемов данных для дальнейшей аналитики и формирования отчетности. Инструмент работает по принципу конструктора, когда из имеющейся таблицы могут быть получены те же данные под альтернативным углом зрения и в разных “разрезах” в другой таблице. Итак, давайте разберемся, каким образом строятся сводные таблицы в Эксель.
Классический способ составления сводной таблицы
В качестве примера рассмотрим алгоритм действий для составления сводных таблиц в Microsoft Excel 2019. Эта же логика может применяться и в более ранних версиях программы.
В качестве исходной (базовой) таблицы возьмем данные по продажам по продажам. В таблице присутствует информация о наименовании товара, поле, виде спорта, а также, основных экономических показателях, таких как количество проданных единиц, цена и сумма в руб. При этом, если по одному и тому же наименованию товара было несколько продаж, то и строчек будет несколько.
Для корректного формирования сводной таблицы всегда очень важно представлять себе, как должен выглядеть конечный результат. Другими словами, нужно понимать, какую информацию мы хотим видеть в обработанном виде.
В рассматриваемом нами примере цель сводной таблицы – понять, сколько женской обуви для тенниса с детализацией по наименованиям товара мы продали. Также сводная таблица должна отражать общую сумму по тому или иному наименованию. Причем если, например, кроссовки того или иного размера продавались не раз и данные по ним разбросаны по нескольким строкам, в итоге нам необходимо увидеть общую сумму одной строке.
Шаг 1. Создаем “умную таблицу”
Как только мы сделаем нашу базовую таблицу “умной” (или динамической, то есть способной автоматически изменяться), при добавлении в нее новых строк с данными, они в автоматическом режиме будут отображаться и в сводной таблице.
Примечание: Преобразование простой таблицы в “умную” не является обязательным требованием, и этот шаг, при желании, можно пропустить. В этом случае, после каждой корректировки исходной таблицы сводную придется формировать заново либо обновлять, пользуясь методом, который описан в конце статьи.
Шаг 2. Формируем сводную таблицу
Шаг 3. Применяем фильтры и другие настройки
Теперь вернемся к нашей задаче. Нам нужно отфильтровать данные по полу (женский) и оставить только строки, которые относятся к виду спорта “теннис”.
Различные варианты сводной таблицы
В рассмотренном примере был показан только один вариант построения сводной таблицы.
Чтобы сконструировать отличную от предыдущей форму, снова воспользуемся окном списка полей (справа). Если вы специально или случайно закрыли это окно, чтобы вернуть его, кликаем правой кнопкой мыши по любой ячейке внутри таблицы и в открывшемся контекстном меню выбираем пункт “Показать список полей”.
Давайте теперь попробуем перетащить в пустую область “Столбцы” поле “Цена, руб.”, предварительно убрав ранее заданные фильтры, чтобы увидеть, как именно преобразится таблица в ее начальном виде.
Благодаря нашим стараниям таблица изменила свой вид. Теперь есть возможность увидеть разбивку суммы по ценам за единицу товара. При желании и необходимости снова можно задействовать фильтры по полу или виду спорта.
Также можно попробовать добавить в таблицу еще больше информации. Для этого снова открываем список полей и перетаскиваем поле “Продано, шт.” в область “Строки”.
Данное действие позволит выявить, встречались ли в базовой таблице продажи под одинаковому наименованию товара в разных строках. Как видим, для беговых кроссовок 35 размера так и есть.
Помимо этого, в программе есть возможность представить числовые данные в виде гистограммы. Отмечаем необходимую ячейку, переключаемся в главную вкладку, нажимаем на функцию “Условное форматирование”, далее в открывшемся перечне кликаем по кнопке “Гистограммы” и щелкаем по варианту, который понравился больше всего.
Гистограмма настроена для выделенной ячейки. Осталось только нажать на кнопку справа от ячейки и выбирать одну из опций “Применить правило форматирования ко всем ячейкам…”.
Видоизмененная таблица стала более наглядной и привлекательной.
Использование Мастера сводных таблиц
Сводная таблица может быть создана с помощью инструмента под названием “Мастер сводных таблиц”. Но предварительно нужно вынести значок Мастера на Панель быстрого доступа. Для этого выполняем следующую цепочку действий:
Важные моменты, которые нужно учитывать при формировании сводных таблиц
Заключение
Итак, сводную таблицу в Excel можно создать, пользуясь двумя методами: классическим и с помощью Мастера сводных таблиц. Последний охватывает более широкий спектр альтернатив на этапе выбора источников данных, однако, в большинстве случаев первый способ более чем достаточен для для конструирования сводной таблицы.
Сводные таблицы в Excel
history 10 апреля 2013 г.
Сводные таблицы ( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:
Подготовка исходной таблицы
Начнем с требований к исходной таблице.
Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы ( регион 1, регион 2, … ), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).
Создание таблицы в формате EXCEL 2007 добавляет новые возможности:
В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.
В таблице имеются столбцы:
Через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) откорректируем Имя таблицы на « Исходная_таблица ».
Создание Сводной таблицы
Сводную таблицу будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».
В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что Сводная таблица будет размещена на отдельном листе.
На отдельном листе появится заготовка Сводной таблицы и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).
Структура Сводной таблицы в общем виде может быть представлена так:
Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область Названия строк Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте ниже ).
Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.
Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.
Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу ). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.
Детализация данных Сводной таблицы
Обновление Сводной таблицы
Удаление Сводной таблицы
Изменение функции итогов
Изменение порядка сортировки
Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).
Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.
После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.
Изменение формата числовых значений
Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню Числовой формат …
Добавление новых полей
Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области Названия строк Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.
Добавление столбцов
Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что Сводная таблица развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.
Сводная таблица примет следующий вид.
Меняем столбцы местами
Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в Сводной таблице перетащить его в нужное место.
Удаление полей
Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.
Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).
Добавление фильтра
Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:
Вид получившейся Сводной таблицы должен быть таким:
Теперь воспользовавшись Выпадающим (раскрывающимся) списком в ячейке B1 (поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.
После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.
Обратите внимание, что в Списке полей Сводной таблицы напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.
Также стандартный механизм фильтрации данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов Сводной таблицы.
Несколько итогов для одного поля
Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:
Отключаем строки итогов
Группируем числа и Даты
Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:
Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:
Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.
Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно Группировка по полю будет выглядеть так:
Теперь Сводная таблица показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.
Условное форматирование ячеек Сводной таблицы
К ячейкам Сводной таблицы можно применить правила Условного форматирования как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:
Создание сводной таблицы для анализа данных листа
Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.
Работа с помощью стеблей немного отличается в зависимости от того, какую платформу вы используете для Excel.
Создание в Excel для Windows
Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.
Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.
На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.
В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.
В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.
В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.
Настройка сводной таблицы
Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.
Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.
Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.
Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.
Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае вам потребуется либо изменить исходные данные для pivotTable,либо использовать формулу динамического именоваемого диапазона.
Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.
Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.
Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.
Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.
1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.
2. Перейдите на вкладку > рекомендуемая ст.
«Рекомендуемые сводные таблицы» для автоматического создания сводной таблицы» loading=»lazy»>
3. Excel данные анализируются и представлены несколько вариантов, например в этом примере с использованием данных о расходах семьи.
4. Выберите наиболее подбираемую для вас сетовую и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.
1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.
2. Перейдите в > Вставить.
Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка «Сводная таблица» находится на вкладке Данные в группе Анализ.
3. Excel отобразит диалоговое окно Создание таблицы с выбранным диапазоном или именем таблицы. В этом случае мы используем таблицу «таблица_СемейныеРасходы».
4. В разделе Выберите, куда следует поместить отчет таблицы выберите новый или существующий. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.
5. Нажмитекнопку ОК, Excel создаст пустую стебли и отобразит список полей.
Список полей сводной таблицы
В области Имя поля в верхней части выберите любое поле, которое вы хотите добавить в свою сетную. По умолчанию не числовые поля добавляются в область строк, поля даты и времени — в область Столбец, а числовые — в область значений. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле или, если элемент в ней больше не нужен, просто перетащите его из списка поля или снимите. Возможность переустановить элементы полей — одна из функций, которые упрощают быстрое изменение внешнего вида.
Список полей сводной таблицы
По умолчанию поля в области значений отображаются как СУММ. Если Excel данные интерпретируются как текст, они отображаются как счёт. Именно поэтому так важно не смешивать типы данных для полей значений. Вы можете изменить вычисление по умолчанию, щелкнув стрелку справа от имени поля и выбрав Параметры полей.
Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти ( в меню «Изменить»), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.
Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.
Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.
Отображение значения как результата вычисления и как процента
Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.
Если вы создали и решили, что вам больше не нужна, вы можете просто выбрать весь диапазон, а затем нажать кнопку УДАЛИТЬ. Она не влияет на другие данные, с ее стебли или диаграммы. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.
Примечание: Мы постоянно работаем над улучшением работы с Excel для Интернета. Новые изменения внося постепенно, поэтому если действия, которые вы в этой статье, возможно, не полностью соответствуют вашему опыту. Все обновления в конечном итоге будут обновлены.
Выберите таблицу или диапазон данных на листе, а затем выберите Вставить >, чтобы открыть область Вставка таблицы.
Вы можете вручную создать собственную или рекомендованную советку. Выполните одно из следующих действий:
Примечание: Рекомендуемые стеблицы доступны только Microsoft 365 подписчикам.
На карточке Создание собственной таблицы выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.
В рекомендуемой pivottable выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.